Відправляємо листи Excel в інтернет, ділимося ними, вставляємо в веб-сторінку і робимо інтерактивними

В одній зі статей ми вивчали техніки. Сьогодні, здається, все переїжджають в хмарні сховища, так чим ми гірші? Нові технології надання загального доступу до даних Excel через інтернет – це простий спосіб, що дає безліч можливостей і переваг, які Ви можете використовувати.

З появою Excel Online Вам більше не потрібен громіздкий код HTML, щоб розмістити електронні таблиці в мережі інтернет. Просто збережіть робочу книгу онлайн і отримуйте доступ до неї буквально з будь-якого місця, відкрийте до неї доступ іншим користувачам і працюйте разом над однією і тією ж таблицею. Використовуючи Excel Online, Ви можете вставити лист Excel в веб-сайт або в блог і дозволити відвідувачам взаємодіяти з нею, щоб отримати саме ту інформацію, яку вони хочуть знайти.

Далі в цій статті ми розглянемо ці та багато інших можливостей, які надає Excel Online.

Як відправити листи Excel 2013 інтернет

Якщо Ви тільки починаєте знайомитися з хмарними сервісами в цілому і з Excel Online зокрема, то легким стартом буде поділитися вже існуючої робочої книгою, використовуючи звичний інтерфейс Excel 2013 на Вашому комп’ютері.

Всі листи Excel Online зберігаються в веб-сервісі OneDrive (колишній SkyDrive). Як Ви, мабуть, знаєте, це онлайн-сховище з’явилося вже деякий час назад, а тепер воно інтегровано в Microsoft Excel, як доступна в один клік команда інтерфейсу. Крім того, гостям, тобто іншим користувачам, з якими Ви ділитеся своїми таблицями, тепер не потрібна власна обліковий запис Microsoft для того, щоб переглядати і редагувати ті файли Excel, якими Ви з ними поділилися.

Якщо у Вас досі немає облікового запису OneDrive, Ви можете створити її прямо зараз. Цей сервіс простий, безкоштовний і безумовно заслуговує на Вашу увагу, оскільки більшість додатків пакета Microsoft Office 2013 (не тільки Excel), підтримують OneDrive. Після реєстрації, виконайте наступні кроки:

1. Увійдіть в Ваш обліковий запис Microsoft

Переконайтеся, що Ви увійшли в обліковий запис Microsoft з Excel 2013. Відкрийте робочу книгу Excel і подивіться в її правий верхній кут. Якщо побачите там своє ім’я і фото, то переходьте до наступного кроку, інакше натисніть Sign in (Вхід).

Excel покаже вікно з пропозицією підтвердити, що Ви дійсно хочете дозволити Office з’єднатися з інтернетом. натисніть Yes (Так) і потім введіть дані облікового запису Windows Live.

2. Збережіть лист Excel в хмарі

Переконайтеся, для Вашого ж спокою, що відкрита потрібна робоча книга, тобто саме та, до якої потрібно відкрити загальний доступ в інтернеті. Я хочу відкрити загальний доступ до книги Holiday Gift List, щоб члени моєї сім’ї і мої друзі могли подивитися її і посприяти

Відкривши потрібну робочу книгу, перейдіть на вкладку File (Файл) і натисніть Share (Загальний доступ) в лівій частині вікна. За замовчуванням буде обраний варіант Invite People (Запросити інших людей), далі Вам потрібно натиснути Save To Cloud (Зберегти в хмарі) в правій частині вікна.

Після цього виберіть місце для збереження файлу Excel. Першим в списку зліва стоїть OneDrive, і він обраний за замовчуванням. Вам залишається тільки вказати папку для збереження файлу в правій частині вікна.

зауваження: Якщо Ви не бачите пункт меню OneDrive, значить у Вас немає облікового запису OneDrive, або Ви не ввійшли в свій обліковий запис.

У мене вже створена спеціальна папка Gift Planner, і вона показана в списку останніх папок. Ви можете вибрати будь-яку іншу папку, натиснувши кнопку Browse (Огляд) нижче області Recent Folders (Останні папки), або створити нову папку, клікнувши правою кнопкою миші і вибравши в контекстному меню New (Створити) > Folder (Папку). Коли потрібна папка буде обрана, натисніть Save (Зберегти).

3. Надаємо загальний доступ до листу Excel, збереженому в інтернеті

Ваша робоча книга Excel вже в інтернеті, і Ви можете переглядати її в своєму OneDrive. Якщо необхідно відкрити загальний доступ до збережених в інтернеті листам Excel, то Вам залишилося зробити всього лише один крок – вибрати один із запропонованих Excel 2013 способів надання загального доступу:

  • Invite People (Запросити інших людей). Цей варіант обраний за замовчуванням. Просто вкажіть адресу електронної пошти контакту (контактів), якому потрібно надати доступ до листу Excel. Коли Ви почнете вводити його, автозаповнення Excel буде порівнювати введені Вами дані з іменами та адресами з Вашої адресної книги і покаже список відповідних варіантів на вибір. Якщо Ви хочете додати кілька контактів, вводите їх через крапку з комою. Крім того, Ви можете скористатися пошуком контактів в адресній книзі, для цього натисніть іконку Search Address Book (Шукати в адресній книзі) .Ви можете налаштувати права доступу для перегляду або редагування, вибравши відповідний варіант зі списку праворуч. Якщо Ви вказуєте кілька контактів, то дозволу будуть встановлені для всіх однакові, але пізніше Ви зможете змінити дозволу для кожної людини по-отдельності.Ви також можете додати приватне повідомлення до запрошення. Якщо Ви нічого не введете, то Excel додасть загальне запрошення за Вас.

    Нарешті, Вам потрібно вибрати, чи повинен користувач увійти в свій обліковий запис Windows Live, щоб отримати доступ до Вашого онлайн-листу Excel. Я не бачу якоїсь певної причини змушувати їх робити це, але вирішувати Вам.

    Коли все готово, тисніть кнопку Share (Загальний доступ). Кожен запрошений отримає лист на електронну пошту, що містить посилання на файл, до якого Ви відкрили спільний доступ. Щоб відкрити Ваш лист Excel онлайн, користувачеві досить просто клікнути по посиланню

    Після натискання кнопки Share (Загальний доступ), Excel покаже список контактів, яким Ви надали доступ до файлу. Якщо Ви хочете видалити зі списку якийсь контакт або змінити дозволи, клікніть правою кнопкою миші по імені цього контакту і виберіть відповідний варіант в контекстному меню.

  • Get a Sharing Link (Отримати посилання). Якщо Ви хочете надати доступ до онлайн-листу Excel великій кількості людей, то швидший спосіб – відправити їм посилання на файл, наприклад, через список розсилки Outlook. Виберіть варіант Get a Sharing Link (Отримати посилання) в лівій частині вікна, в правій частині вікна з’являться два посилання: View Link (Посилання для Перегляду) і Edit Link (Посилання для Редагування). Ви можете відправити якусь одну з них або обидві.
  • Post to Social Networks (Опублікувати в Соціальних мережах). Назва цього варіанту говорить сама за себе і навряд чи вимагає додаткових роз’яснень, хіба що одне зауваження. Якщо Ви виберіть цей спосіб, то не знайдете в правій частині вікна список доступних соціальних мереж. натисніть посилання Click here to connect social networks (Додати соціальні мережі), щоб додати Ваші облікові записи в Facebook, Twitter, Google, LinkedIn і т.д.
  • Email (Відправити електронною поштою). Якщо Ви захочете відправити книгу Excel як вкладення (як звичайний файл Excel, PDF або XPS) або через інтернет-факс, виберіть цей спосіб в лівій частині вікна і підходящий варіант в правій частині.

Порада: Якщо Ви хочете обмежити область робочої книги Excel, яка доступна для перегляду іншими користувачами, відкрийте на вкладці File (Файл) розділ Info (Відомості) і натисніть Browser View Options (Параметри перегляду в браузері). Тут Ви зможете налаштувати, які листи і які іменовані елементи можна відображати в інтернеті.

От і все! Ваша робоча книга Excel 2013 тепер в мережі і доступ для обраних користувачів до неї відкритий. І навіть, якщо Ви не любите працювати спільно з ким-небудь, цей спосіб дозволить отримати доступ до файлів Excel звідки завгодно, неважливо, перебуваєте Ви в офісі, працюєте вдома або десь подорожуєте.

Робота з книгами в Excel Online

Якщо Ви – впевнений мешканець Хмарної Всесвіту, то без проблем освоїте Excel Online за час обідньої перерви.

Як в Excel Online створити книгу

Щоб створити нову книгу, натисніть маленьку стрілочку біля кнопки Create (Створити) і в випадаючому списку виберіть Excel workbook (Книга Excel).

Щоб перейменувати Вашу онлайн-книгу, клікніть ім’я, задане за замовчуванням, і введіть нове.

Щоб завантажити існуючу книгу в Excel Online, натисніть кнопку Upload (Завантажити) на панелі інструментів OneDrive і вкажіть потрібний файл, збережений на комп’ютері.

Як редагувати книги в Excel Online

Після того, як Ви відкрили книгу в Excel Online, з нею можна працювати за допомогою Excel Web App (так само, як і з Excel, встановленому на персональному комп’ютері), тобто вводити дані, сортувати і фільтрувати, обчислювати, використовуючи формули, і наочно представляти дані за допомогою діаграм.

Існує лише одна істотна відмінність між веб-версією і локальною версією Excel. Excel Online не має кнопки Save (Зберегти), тому що він зберігає книгу автоматично. Якщо Ви передумали, натисніть Ctrl + Z, щоб скасувати дію, і Ctrl + Y, щоб заново виконати скасоване дію. Для тієї ж мети Ви можете використовувати кнопки Undo (Скасувати) / Redo (Повернути) на вкладці Home (Головна) в розділі Undo (Скасувати).

Якщо Ви намагаєтеся редагувати якісь дані, але нічого не відбувається, то, швидше за все, книга відкрита в режимі тільки для читання. Щоб включити режим редагування, клікніть Edit Workbook (Редагувати книгу) > Edit in Excel Web App (Змінити в Excel Online) і вносьте швидкі зміни прямо в веб-браузері. Щоб отримати доступ до можливостей більш просунутого аналізу даних, наприклад, до зведених таблицях, Міні-діаграми або для зв’язку із зовнішнім джерелом даних, натисніть Edit in Excel (Відкрити в Excel), щоб переключитися до Microsoft Excel на Вашому комп’ютері.

Коли Ви збережете лист в Excel, він буде збережений там, де Ви його спочатку створили, тобто в хмарному сховищі OneDrive.

Порада: Якщо Ви хочете зробити швидкі зміни в декількох книгах, то найоптимальнішим способом буде відкрити список файлів у Вашому OneDrive, знайти потрібну книгу, клікнути по ній правою кнопкою миші і вибрати необхідну дію з контекстного меню.

Як в Excel Online відкрити доступ до листу для інших користувачів

Щоб відкрити загальний доступ до Вашого листа в Excel Online, натисніть Share (Загальний доступ) > Share with People (Поділитися) …

… а потім виберіть один з варіантів:

  • Invite People (Надіслати посилання для доступу) – і введіть адресу електронної пошти людей, яким Ви хочете надати доступ до книги.
  • Get a link (Отримати посилання) – і вкладіть це посилання в електронний лист, розмістіть на сайті або в соціальних мережах.

Також Ви можете встановити права доступу для контактів: право тільки переглядати або дати дозвіл на редагування документа.

Коли лист редагують одночасно кілька людей, Excel Online відразу показує їх присутність і зроблені поновлення, за умови, що всі редагують документ в Excel Online, а не в локальному Excel на комп’ютері. Якщо Ви натиснете невелику стрілку поруч з ім’ям людини в верхньому правому куті листа Excel, то зможете побачити, яку саме осередок в даний момент редагує ця людина.

Як заблокувати редагування певних осередків на аркуші із загальним доступом

Якщо Ви відкриваєте доступ до онлайн-листам для Вашої команди, то, можливо, захочете дати їм права на редагування тільки певних осередків, рядків або стовпців документа Excel. Для цього в Excel на локальному комп’ютері потрібно вибрати діапазон (діапазони), які Ви дозволяєте редагувати, а потім захистити лист.

  1. Виберіть діапазон комірок, який можуть редагувати Ваші користувачі, відкрийте вкладку Review (Рецензування) і в розділі Changes (Зміни) натисніть Allow Users to Edit Ranges (Дозволити зміну діапазонів).
  2. У діалоговому вікні Allow Users to Edit Ranges (Дозволити зміну діапазонів) натисніть кнопку New (Створити), переконайтеся, що діапазон зазначений правильно і натисніть Protect Sheet (Захистити лист). Якщо Ви хочете дозволити Вашим користувачам редагувати кілька діапазонів, то знову натисніть кнопку New (Створити).
  3. Двічі введіть пароль і завантажте захищений лист в OneDrive.

Детальніше про це, будь ласка, читайте в статті.

Як впровадити лист Excel в веб-сайт або блог

Якщо Ви хочете опублікувати книгу Excel на веб-сайті або в блозі, зробіть для цього в Excel Web App наступні 3 простих дії:

  1. Відкрийте книгу в Excel Online, натисніть Share (Загальний доступ) > Embed (Впровадити), потім натисніть кнопку Generate (Створити).
  2. На наступному кроці Ви визначаєте, як саме має виглядати лист в інтернеті. Ви можете використовувати такі параметри:
    • What to show (Що потрібно показувати). У цьому розділі Ви можете вказати, чи потрібно впроваджувати книгу повністю або тільки її частину, наприклад, діапазон комірок, зведену таблицю і так далі.
    • Appearance (Зовнішній вигляд). Тут Ви можете налаштувати зовнішній вигляд книги (показати або приховати лінії сітки, заголовки стовпців і рядків, включити посилання для скачування).
    • Interaction (Взаємодія). Дозволити або не дозволити користувачам взаємодіяти з Вашої таблицею – сортувати, фільтрувати і вводити дані в комірки. Якщо Ви дозволите введення даних, то зміни, зроблені іншими людьми в осередках в інтернеті, не будуть збережені в вихідної робочої книзі. Якщо Ви хочете, щоб при відкритті веб-сторінки була відкрита певна осередок, поставте галочку Always start with this cell selected (Завжди починати з цього осередку) та клікніть потрібний осередок в області Preview (Попередній перегляд), яка знаходиться в правій частині діалогового вікна.
    • Dimensions (Розміри). Введіть тут ширину і висоту вікна таблиці в пікселях. Щоб побачити фактичні розміри вікна, натисніть View actual size (Фактичний розмір уявлення) над вікном Preview (Попередній перегляд). Пам’ятайте, що Ви можете задати розмір не менше 200 х 100 пікселів і не більше 640 х 655 пікселів. Якщо необхідно отримати інший розмір, що виходить за рамки цих обмежень, то пізніше Ви зможете змінити код в будь-якому HTML-редакторі, безпосередньо у себе на сайті або в блозі.
  3. Все, що Вам залишилося зробити, це натиснути Copy (Копіювати) нижче розділу Embed code (Код впровадження) та вставити код HTML (або JavaScript) в Ваш блог або веб-сайт.

зауваження: Код впровадження – це iframe, тому переконайтеся, що Ваш сайт підтримує цей тег, а блог дозволяє використовувати його в постах.

Впроваджений Excel Web App

Те, що Ви бачите нижче, це інтерактивний лист Excel, який демонструє описану техніку в дії. Ця таблиця розраховує, скільки днів залишилося до Вашого наступного дня народження, річниці чи якогось іншого події і забарвлює проміжки в різні відтінки зеленого, жовтого і червоного. В Excel Web App Вам потрібно просто ввести Ваші події в першому стовпці, потім спробуйте змінити відповідні дати і подивіться на результати.

Якщо Вам цікаво, яка тут використана формула, то, будь ласка, подивіться статтю Як в Excel налаштувати умовне форматування дат.

Примітка перекладача: У деяких браузерах даний iframe може відображатися некоректно або зовсім не відображатися.

Мешап в Excel Web App

Якщо Ви хочете створити більш тісний контакт між Вашими веб-листами Excel і іншими веб-додатками або сервісами, то можете використовувати JavaScript API, доступний на OneDrive, щоб створювати інтерактивні мешап зі своїх даних.

Нижче Ви бачите мешап Destination Explorer, створений командою Excel Web App як приклад того, що розробники можуть створити для Вашого сайту або блогу. Цей мешап використовує API Excel Services JavaScript і Bing Maps, і його завдання – допомогти відвідувачам сайту вибрати маршрут для подорожі. Ви можете вибрати місце на карті, а мешап покаже Вам погоду в цьому місці або кількість туристів, які відвідують ці місця. На знімку екрана нижче показано наше місце розташування

Як бачите, робота в Excel Online гранично проста. Тепер, коли ми познайомилися з основами, Ви можете продовжити дослідження його можливостей і працювати зі своїми листами легко і впевнено!

Ссылка на основную публикацию