Табличний процесор Excel: базові поняття та як користуватися

Табличний процесор (або електронна таблиця) – це прикладна програма, яка призначена для зберігання даних в табличній формі і їх обробки. Також табличний процесор дає можливість працювати з великими таблицями чисел. Ще одна його особливість – це застосування формул для опису зв’язку між різними осередками. Серед подібних програм можна відзначити табличний процесор Excel, який входить до складу операційної системи Windows.

Електронна таблиця Microsoft Excel

Основні елементи інтерфейсу вікна Excel

Excel входить в пакет офісних програм під назвою Microsoft Office. Документ, який створюється цією програмою, називається робочою книгою. Робоча книга – це набір листів, які мають табличну структуру і можуть містити різну інформацію. При відкритті такого документа буде відображатися тільки той лист, з яким працює користувач. Список таких листів знаходиться в нижній частині екрана. За допомогою цих ярликів (кожен з яких має свою назву) можна перемикатися на інші робочі листи.

Кожен лист складається з рядків і стовпців. Стовпці позначаються великими латинськими літерами, а рядки – цифрами. Максимально можливу кількість колонок – 256, рядків – 65536. На перетині рядків і колонок знаходяться осередки таблиці (їх ще називають поля таблиці). Це основний елемент для зберігання даних. Кожна осередок має своє унікальне ім’я, яке складається з назв стовпця і рядка (наприклад, A1). Таке ім’я називається адресою комірки. Саме адреса полів використовується для написання формул.

Та осередок, яка є активною, виділяється чорною рамкою. Будь-які операції введення або редагування інформації виробляються саме в активній клітинці. Обрати іншу клітинку можна за допомогою миші або клавіатури.

Крім того, існує ще одне поняття – діапазон комірок. Він формується на перетині послідовно йдуть рядків і колонок. Діапазон полів теж має своє унікальне ім’я: в назві через двокрапку вказуються 2 осередки, які розташовані в протилежних кутках діапазону (наприклад, A1: B4). Щоб виділити діапазон комірок, необхідно затиснути ліву кнопку миші і потягнути курсор до потрібної позначки.

Осередки в Excel можуть містити 3 типи даних: текстові, числові і формули, а також залишатися порожніми. Програма вміє автоматично визначати тип даних при введенні. Наприклад, формула завжди починається зі знака рівності. Введення даних здійснюється або в поле безпосередньо, або в рядок формул, яка знаходиться трохи нижче панелі інструментів (вона підписана fx). Дані осередки показуються і в рядку формул, і в самому полі. Як правило, текстова інформація в Excel вирівнюється по лівому краю поля, а числова – по правому. Редагування інформації здійснюється подвійним клацанням миші по потрібній комірці або одним клацанням в рядку формул. Щоб зберегти інформацію в осередку, досить натиснути «Enter».

Режим роботи Excel

Табличний процесор Excel може працювати в декількох режимах. Найбільш важливі з них:

  • режим готовності;
  • режим введення даних;
  • командний режим;
  • режим редагування.

    При роботі з Excel для зручності можна користуватися декількома режимами перегляду, кожен з яких має свої переваги

У режимі готовності користувач може вибирати поле або діапазон полів для введення інформації. Як тільки він почне вводити дані в якесь поле, то режим готовності автоматично зміниться на режим введення даних. У самому полі почне блимати курсор для введення, що означає, що можна додати інформацію в клітинку. Після збереження інформації в осередку знову включається режим готовності, вибирається наступний діапазон полів – знову режим введення даних, і так до тих пір, поки користувач не закінчить роботу в Excel.

Згодом користувачеві знадобиться виконати якісь дії з таблицею, наприклад, відсортувати, роздрукувати і т.д. Оскільки в цьому випадку працювати потрібно вже не з одним осередком, а з їх сукупністю або з усією таблицею, то користувачеві необхідно буде перейти в командний режим. Цей режим дозволяє виконати певну команду або пункт з панелі меню (наприклад, «Дані – Сортування», «Вставка – Функція»). Після виконання всіх команд знову включається режим готовності.

Режим редагування в Excel дає можливість вносити зміни в вміст поля. Зазвичай при повторному введенні інформації в поле весь його вміст видаляється. Але за допомогою цього режиму можна швидко відредагувати дані без видалення (наприклад, помилку в слові). Даний режим дуже зручний в тих ситуаціях, коли потрібно внести невеликі зміни.

Формули в Excel

Табличний процесор Ексель – це не тільки програма для роботи з таблицями і величезними базами даних, але і «розумний» калькулятор. Однією з головних можливостей Excel є саме його можливість проводити різні операції з числовими даними, починаючи від звичайного складання або множення і закінчуючи побудовою графіків, діаграм і звітів на основі цих даних.

Всі обчислення в Excel називаються формулами. Будь-яка формула завжди починається зі знака рівності. В іншому випадку табличний процесор просто не зрозуміє, чого від нього хоче користувач. Наприклад, щоб скласти 2 + 2, необхідно написати так: = 2 + 2. Excel відразу ж видасть результат – 4. Якщо ж просто написати 2 + 2, то табличний процесор просто напише те ж саме – 2 + 2.

Крім стандартних арифметичних операторів (додавання, віднімання, множення і ділення), в Excel є ще:

Наприклад, якщо потрібно звести число 4 в другу ступінь, то необхідно написати так: = 4 ^ 2. Якщо ж поставити після будь-якого числа знак%, то воно буде ділитися на 100. Тобто, 3% – це буде 0,03.

Тепер можна перевірити, як вважає табличний процесор. Для цього необхідно виділити будь-яку клітинку, написати, наприклад, «= 145 + 55» (без лапок) і натиснути Enter. Змінити вміст комірки можна перейшовши в режим редагування. Тобто треба вибрати це поле, а потім змінити дані в рядку формул або в самій комірці. Наприклад, написати «= 140 * 55».

Формули дозволяють автоматично перераховувати значення осередків складних таблиць

Писати в формулу конкретні числа, звичайно, можна, але це буде не зовсім правильно. Справа в тому, що табличний процесор вміє автоматично перераховувати формули, якщо дані в осередках були змінені. Тому користувачеві не треба витрачати зайвий час, щоб вручну прописувати, а потім і редагувати якісь дані. Для цього достатньо лише правильно скласти формулу, а все інше зробить програма.

Отже, припустимо, в осередках A1 і B1 вказані числа 2 і 3 відповідно. Завдання користувача – перемножити їх. Для цього необхідно виділити будь-пусте поле, написати знак рівності, потім клацнути мишкою по клітинці A1, поставити знак множення і клікнути по комірці B1. Після натискання клавіші «Enter» програма відобразить результат. Якщо виділити цю комірку і подивитися на рядок формул, то можна побачити наступне: = A1 * B1. Якщо ж поміняти цифру 2 в полі А1 на цифру 5, то формула буде автоматично перераховано – тепер результат дорівнює 15. Саме за таким принципом і працюють формули в Excel.

Загалом, Microsoft Excel вміє вирішувати безліч різних завдань, і щоб перерахувати всі можливості цієї програми, можна скласти цілий реферат (або навіть книгу). Але для знайомства з програмою цієї інформації повинно вистачити.

Ссылка на основную публикацию