Створюємо іменнованние діапазони в Google Spreadsheets

Електронні таблиці не мали б і сотої частки тієї популярності, яка є у них на даний момент, якщо б у них не було головної переваги – можливості працювати з формулами, на льоту перераховуючи сотні і тисячі введених значень, підбиваючи проміжні суми і підсумки, розраховуючи середньоквадратичні відхилення і витягуючи квадратний корінь. Багатьом любителям таблиць ці системи замінюють калькулятор.
Наприклад, дуже зручно, ввівши в підсумкову осередок складну формулу підрахунку прибутку, «грати» її параметрами в сусідніх осередках – міняти відсотки націнки, рівень податків, суми витрат: жоден калькулятор на подібне «Що, якщо?» Моделювання просто не здатний! Таблиці Google мають великим набором формул на всі випадки життя – від найпростіших арифметичних операцій до серйозних фінансових і статистичних розрахунків. Ми не будемо зупинятися лише на найлегших прикладах формул – досвід показує, що навіть спеціалізованим обчислень можна знайти застосування не тільки в науці, а й у повсякденному житті.

Почнемо, однак, з самого простого – додавання і віднімання. Взагалі, отримати суму значень комірок в таблиці дуже просто без жодних формул – досить вибрати потрібний діапазон в стовпці або рядку і звернути увагу на правий нижній кут екрану – шукана сума вже буде вказана там.

Ну а якщо ми все ж хочемо зафіксувати результат в тій чи іншій клітинці, скористаємося функцією SUM. У бажаному місці таблиці введемо в осередок символ «=» – це ознака того, що вона буде обчислюється. Після цього вкажемо потрібну функцію – SUM. Відразу ж після початку введення символів з клавіатури система намагається «вгадати» назвою вводиться функції, пропонуючи список доступних операцій, що підходять під вводиться назва. Безпосередньо за ім’ям функції слідують її аргументи – вступна для розрахунку. У дужках після назви функції вкажемо який вираховується діапазон – ім’я початкової і кінцевої комірки, розділені двокрапкою.

Готово! Закриваємо дужку, натискаємо Enter. Шуканий результат не забариться з’явитися в вибраній комірці. Якщо ми хочемо модифікувати формулу (наприклад, додавши до розрахованим значенням суму іншого шпальти), то для її редагування можна два рази клацнути мишкою по клітинці або просто натиснути на клавіатурі клавішу F2. Я звичайно віддаю перевагу другий спосіб.

Список всіх доступних функцій можна отримати, викликавши команду «Вставити – Формула – Додаткові формули». Загальний список з більш ніж сотні алгоритмів розбитий на групи. Їх рівно десять: Математичні; фінансові; Логічні; Для роботи з датами; Організації пошуку; Статистичні; Для операцій з текстом; Інженерні (під цим загадковим терміном насправді ховаються операції з переказу чисел в різні системи числення); Інформація (перевірка вмісту комірок на різні умови – наявності значення, помилок в обчисленнях), а також спеціальна група Google, куди увійшли кілька функцій. Перевівши курсор на будь-яку із запропонованих формул, в нижній частині вікна можна ознайомитися зі списком її аргументів, а перейшовши за посиланням «ще», прочитати докладну довідку про принцип роботи (на жаль, тільки на англійській мові). Подвійне клацання по знайденої формулою негайно вставить її в поточну комірку – і нам залишиться тільки вказати аргументи. Знайдіть у фінансовому розділі функцію РМТ – вона дозволяє розраховувати суму ануїтетних (рівними частками) платежів при погашенні настільки улюблених багатьма споживчих кредитів. У цій функції в якості першого параметра вказується щомісячний відсоток (річний відсоток, розділений на 12 місяців), другим йде кількість місяців, протягом яких будуть проводитися виплати, а на останньому місці – власне сума кредиту.

У відповідь на введені дані система видасть вам суму щомісячного платежу з точністю до копійки. Перевіривши власний іпотечний кредит таким чином, я з’ясував, що мій банк не закладає в виплати прихованих відсотків. А ваш? Ще одна вельми корисна формула знаходиться в розділі «Пошук» і називається VLOOKUP. О, це просто класна річ! Уявіть, що у вас є якась таблиця нормативів – припустимо, часу, що витрачається на ту чи іншу дію: складання верстатом складних деталей, поїздку на поїзді в населені пункти, біг на різні дистанції – що завгодно! Ведучи в іншій таблиці запис реальних даних, ми хочемо звірятися з нормативом і для кожного нового значення знаходити відповідне йому час. Ось, наприклад, таблиця часу на виготовлення деталей. В іншій таблиці ми ведемо облік реального часу на виготовлення деталей і хочемо мати можливість порівнювати дійсне час з нормативом.

З чого складається формула? Перший аргумент – значення, за яким буде здійснюватися пошук. В осередку F2 ми ввели назву деталі, щоб шукати в ній відповідне стандартне час виготовлення. Де будемо шукати? Відповідь на це питання потрібно давати в другому аргументі. Дивіться – там вказано діапазон А2: В6 – це координати нашої першої таблиці. Знаки «$» потрібні для того, щоб при копіюванні формули в інші осередки даний діапазон не змінювався, був зафіксований. Третій аргумент – вказівка, з якого по порядку стовпчика брати значення, адже, взагалі кажучи, в таблиці нормативів можуть перебувати не тільки час, але і собівартість продукції, посилання на файли з інструкціями, інша інформація. Тому в якості номера колонки з результатом ми ставимо цифру 2. Останній аргумент необхідно вказувати рівним False (Брехня) – інакше для правильного пошуку вихідну таблицю доведеться спочатку впорядкувати за зростанням. Скопіюйте отриману формулу в інші комірки колонки «Норматив» – тепер система для кожного нового запису буде знаходити і виводити на екран відповідний норматив. Ну хіба не чудова формула?

Роботу формул можна зробити ще більш наочною, якщо використовувати механізм іменованих діапазонів. Що це таке? Незважаючи на мудре назву – донезмоги проста річ. Замість незрозумілих назв осередків ми даємо їм осмислені імена. Хай буде «Премія» замість В12, «Обсяг» замість С1 і «Місяці» замість діапазону Е15: Е27! Працювати з іменами в формулах можна точно так само, як і зі звичайними кодами осередків, чому обчислення набувають більш наочний вигляд. Приклад: «= SUM (Премія; Ставка; Надбавка)» набагато ясніше, ніж якесь «-SUM (С8; Р5; D9)». Для створення іменованих діапазонів прямуємо прямо в пункт меню «Змінити – Іменовані діапазони – Визначити новий діапазон …» і у вікні послідовно вводимо потрібні нам діапазони і їх псевдоніми, не забуваючи кожного разу натискати кнопку «Додати». Видалити іменування можна тут же, клацнувши по хрестику праворуч від діапазону, або пізніше, з пункту меню «Змінити – Іменовані діапазони – Управління діапазонами …». Зручно, що після подібного іменування будь-який з них можна виділити на екрані – для цього достатньо знайти його ім’я в списку, що випадає «Змінити – Іменовані діапазони».

Іноді вам здається, що, незважаючи на всі ваші зусилля, якась формула або обчислене значення все ж будуть незрозумілі тій людині, яка стане їх переглядати. Можливо навіть, що цією людиною будете через деякий час ви самі! Немає нічого більш дивного, ніж дивитися на власні творіння і не розуміти зовсім нічого! У цьому випадку на допомогу прийдуть коментарі. Просто клацніть правою кнопкою миші на будь-якому осередку і виберіть пункт контекстного меню «Вставити коментар», після чого в невеликому віконці поруч з осередком, своїм жовтим кольором нагадує листочки Post-It, введіть пояснювальний текст.

Про наявність ремарки тепер буде нагадувати пожовклий правий верхній куточок осередки. Переглянути зміст коментаря можна, утримуючи курсор на осередку, – підказка не забариться з’явитися. Для видалення коментаря виберіть пункт «Видалити коментарі» все того ж спливаючого меню.

Ссылка на основную публикацию