Створення і використання таблиць в Microsoft Excel

Ваш викладач, або може бути навіть шеф, попросив підготувати для нього звіт з будь-якою інформацією. Природно, Ви думаєте про підготовку таблиці даних. Не так давно в Microsoft Excel це називалося роботою зі списками, а починаючи з версії 2007 років списки стали називати таблицями.

Отже, який найпростіший спосіб створити таблицю? Можливо, хтось із Вас не дуже близько знайомий з Excel, але, думаю, що створити таблицю буде зовсім не складно. А коли Ви познайомитеся з таблицями ближче, то зрозумієте, що управляти даними в такій таблиці набагато зручніше.

Для початку запустимо Excel. Потрібно заздалегідь визначитися, скільки рядків і стовпців Вам потрібно. Виділіть мишкою потрібну область.

Потім на вкладці Insert (Вставка) натисніть Table (Таблиця), або комбінацію клавіш Ctrl + T на клавіатурі. З’явиться діалогове вікно Create Table (Створення таблиці), в ньому автоматично буде вказано виділений Вами діапазон. натисніть ОК.

Якщо Ви вже ввели дані в Excel і хочете зробити з них таблицю, то можете виділити ці дані і слідувати тим же інструкцій.

Якщо Ви вважаєте, що для цих стовпців будуть потрібні заголовки, то потрібно прибрати галочку з опції My table has headers (Таблиця із заголовками) в нижній частині діалогового вікна Create Table (Створення таблиці).

Вітаю … Ви створили власну таблицю!

Я підготував таблицю продажів торгової точки і тепер мені потрібно представити її клубу. Ми повинні переконатися, що вона виглядає презентабельно і професійно. Працюючи над таблицею, Ви, мабуть, помітили, що на Стрічці меню з’явився новий розділ вкладок Table Tools (Робота з таблицями). Цей розділ з’являється тільки тоді, коли активна осередок належить області таблиці. відкриємо вкладку Design (Конструктор), з її допомогою можна змінити зовнішній вигляд таблиці.

Ви можете вибрати будь-яку вподобану колірну схему. Для презентації я б використав щось таке, що дійсно змусить цифри з рядків і стовпців кидатися в очі. Натисніть кнопку зі стрілкою, щоб відкрити весь набір стилів. Оскільки мені подобається зелений колір, то його я і вибрав. При необхідності Ви можете самостійно налаштувати формат таблиці, натиснувши пункт New Table Style (Створити стиль таблиці) в нижній частині меню, що випадає.

Не впевнені, який варіант вибрати? Зробіть попередній перегляд стилів, наводячи на них курсор. Коли знайдете той, який Вам сподобався, просто клікніть по ньому.

Ви можете поекспериментувати з налаштуваннями, якщо хочете, щоб рядки і стовпці виглядали абсолютно по-різному. на вкладці Design (Конструктор) в розділі Table Style Options (Параметри стилів таблиць) є опції, в яких можна поставити і прибрати галочки, – це сильно змінює зовнішній вигляд таблиці. Наприклад, Ви можете виділити стовпець TOTAL, поставивши галочку навпроти опції Last Column (Останній стовпець). Кількість комбінацій, дійсно, безмежно.

Оформіть свою таблицю – виберіть для неї образ

Автофільтр – сортування і фільтрація

Тепер таблиця виглядає набагато краще! Отже, зараз у нас вже є симпатична таблиця. Що ж ще ми можемо зробити з нею? Ви помітили стрілки випадають меню в кожному з заголовків стовпців таблиці? Це говорить про те, що до таблиці був застосований автофильтр, який дає нам кілька корисних можливостей. Натисніть на будь-яку з цих стрілок, відкриється меню з інструментами сортування та фільтрації.

Я хочу знати, де було продано найбільше хот-догів, а де менше всього. Для цього натиснемо опцію Sort Largest to Smallest (Сортування за спаданням). Тепер ми бачимо, що на торговій точці (Game) 2 було продано найбільше хот-догів, а список з інформацією змінився таким чином, що дані тепер розташовані в порядку убування значень продажів хот-догів.

Давайте уявимо ситуацію, що Ви відволіклися і забули, чому дані в таблиці розташовані саме так (відсортовані за певним стовпцем). На цей випадок на кнопці меню, що випадає є стрілка, яка показує, що дані впорядковані в порядку зростання, убування або включений фільтр.

Додаємо нові стовпці

Отже, у Вас є таблиця, вона симпатично відформатована, і раптом Ви усвідомлюєте, що забули включити в неї ще два стовпці !!! Не проблема … для цього теж є спеціальна команда. на вкладці Table Tools / Design (Робота з таблицями / Конструктор) є команда Resize Table (Розмір таблиці). Коли натиснете цю кнопку, буде виділена раніше встановлена ​​Вами область таблиці, тепер потрібно розтягнути виділення на нову область, тобто додати додаткові стовпці. потім натисніть ОК.

Вуаля! Два нових стовпця додані. Я зрушив стовпець підсумків (TOTAL) на край таблиці і оновив формули, щоб включити нові стовпці з даними.

Нова таблиця виглядає ось так! додані стовпці Burgers і Chips.

створюємо діаграму

Тепер я впевнений, що мій викладач (або шеф) будуть дуже задоволені, якщо я покажу їм цю таблицю. Але чи можна зробити щось ще? Якщо Ви хочете зробити дійсно сильне враження на викладача або боса, я б запропонував представити дані графічно, що зробить звіт більш переконливим і привабливим, а в деяких випадках навіть допоможе визначити граничні значення.

Ви можете створити діаграму, яка відображатиме те, що необхідно показати. Якщо потрібно показати тільки продажу якоїсь конкретної позиції або все разом узяті – виберіть саме ці дані для побудови графіка. Я хочу побудувати графік тільки за підсумками, оскільки мені важливі саме ці дані.

відкриваємо вкладку Insert (Вставка). Перш ніж натиснути будь-яку команду, виберемо дані, за якими потрібно побудувати графік. Пізніше, коли графік вже буде побудований, Ви зможете змінити їх у будь-який момент. Я хочу бачити графік у вигляді стовпців, тому вибираю тип Column (Гістограма).

Інформація відразу ж перетворюється в діаграму, і залишається тільки налаштувати її зовнішній вигляд. Особисто я раджу дотримуватися дизайну близького до дизайну таблиці. Для цього відкриваємо вкладку Design (Конструктор) і знаходимо стиль з відповідною колірною схемою. Крім того, можна змінити назву діаграми, двічі клацнувши по ньому на діаграмі.

Тепер для наочного подання даних у нас є власна таблиця з діаграмою!

Друкуємо створену таблицю

Давайте надрукуємо наше твір, щоб воно було завжди під рукою.

Ми зробимо дві різні роздруківки. Спочатку ми надрукуємо тільки таблицю. Для цього спочатку переконайтеся, що виділена одна з елементів таблиці, потім на вкладці File (Файл) натисніть Print (Друк) або комбінацію клавіш Ctrl + P.

УВАГА! Замість того, щоб просто натиснути ОК, виберіть в налаштуваннях діапазону друку – Table (Таблиця).

Якщо Ви не впевнені, як все це буде виглядати, натисніть кнопку Preview (Попередній перегляд). Ви побачите в точності те, що буде надруковано. Тепер тисніть ОК – честь і хвала, якщо надрукуєте це в кольорі!

Тепер ми надрукуємо тільки діаграму. Для цього клікніть по діаграмі і на вкладці File (Файл) натисніть Print (Друк) або клавіші Ctrl + P. На цей раз Вам знадобиться варіант друку Selected Chart (Виділена діаграма) – цей варіант вже повинен бути вибраний. Якщо потрібно, відкрийте попередній перегляд, а потім натисніть ОК, щоб відправити діаграму на друк.

Ось і все, хлопці! Таблиці не так вже й складні і можуть дуже добре допомогти, коли потрібно працювати з різними типами даних. Якщо Ви хочете працювати з таблицями, але ще не відчуваєте себе з ними впевнено, раджу трохи поекспериментувати. Не бійтеся натискати команди або спробувати що-небудь нове … адже саме так ми вчимося. Крім цього, у Вас завжди є кнопка скасування останньої дії (або комбінація Ctrl + Z).

У цій статті ми обговорили засади створення таблиць в Excel і навіть випробували деякі можливості. У другій частині статті ми трохи глибше вивчимо переваги таблиць і покажемо, як використовувати всі ці інструменти, щоб полегшити собі життя. Ви дізнаєтеся кілька цікавих фішок, які дозволять бути на голову вище за інших.

Насолоджуйтесь!

Ссылка на основную публикацию