Що таке інформаційне забезпечення бізнесу

Інформаційна складова присутня в будь-який цілеспрямованої діяльності. Так що своя інформаційна структура існує в будь-якому підприємстві, незалежно від його розміру. В основі лежать глобальні поняття, такі як місія компанії, корпоративні цінності, стратегія бізнесу. У малому підприємстві, швидше за все, цей рівень ніяк не формалізовані і не оформлений, але, напевно, хоч проговорювався з партнерами за «чаркою чаю». Справа не в формулюванні, а в сенсі!
Вище зростає реалізація стратегії, або тактика. Знову ж таки, в малому бізнесі вона рідко буває формалізованої – здебільшого ви просто тримаєте її в голові, обговорюєте і доводите до співробітників на словах і особистим прикладом. Далі слідують конкретні бізнес-процеси. Ось вони-то, з різним ступенем деталізації, майже завжди вимагають явного оформлення. Одне з їх відображень – облік (матеріальний і грошовий). Інше – різні зовнішні і внутрішні документи фірми.

В результаті виникає деякий набір відомостей, даних. Частина з них досить стабільна – це всілякі описи, каталоги, інструкції, креслення. Договори, комерційні пропозиції, заявки на тендери складаються зазвичай за зразками – підшивку оформлених документів і їх заготовок обов’язково напрацьовує кожна фірма. Оперативно оновлюються дані обліку – це найбільш мінлива частина інформаційного наповнення. Крім того, неодмінно існують якісь списки робочих контактів і контрагентів – в телефонах, записниках, в базах даних програм на зразок 1С.

Ще один компонент інформаційної структури підприємства – комунікація. Вона пронизує всі рівні і забезпечує їх існування. Нагадаємо, що комунікація буває внутрішня (між співробітниками) і зовнішня (з контрагентами). У наші дні вона немислима без технічних засобів. Можливо, хтось обходиться взагалі без комп’ютерів і програм, але хоча б телефоном користуються все до єдиного.

До чого такий екскурс в теорію? Виключно до того, що зовні все це проявляється у вигляді алгоритмів і наборів даних. У XXI столітті будь-яку інформацію простіше і зручніше за все зберігати і обробляти в цифровому вигляді. Коли сороконіжка задумалася, з якої ноги крокувати, вона спіткнулася і впала. У житті ми майже ніколи не усвідомлюємо, що у нашої справи існує якийсь «інформаційний скелет», він просто присутній як щось само собою зрозуміле.

Разом з тим повної інформаційної структурою володіє будь-який бізнес – навіть ІП «Бабуся, яка торгує насінням в переході». Вона прекрасно знає, де купити, почім, як краще обсмажити, і скільки за день заробила. Зрозуміло, що всі контакти, облік і розрахунки, а також «ноу-хау» приготування та фасування кінцевого продукту тримаються переважно в пам’яті (максимум, на папірці). У бабусі, до речі, ефективність інформаційної структури підприємства нескінченно велика: адже облік повністю прозорий, комунікація завжди пряма, а витрати на технічне забезпечення наближаються до нуля!

Точно так же, до технічного оснащення ми найчастіше підходимо інтуїтивно. Мабуть, потрібен комп’ютер … Один? Три? Ну, два … Ага, бухгалтеру ще принтер знадобиться. Менеджеру теж друкувати треба? Гаразд, купимо другий по можливості, а поки нехай на «флешці» документи носить на бухгалтерську машину. Згодом з’ясовується, що бухгалтеру корисніше був би взагалі ноутбук – половину роботи їй зручніше робити вечорами вдома. Потім вирішуємо зробити локальну мережу – виявляється, зручна це штука! Правда, залишився зайвий принтер …

Розширення справи або переїзд на нове місце при такій організації часто обертаються тотальним змішуванням комп’ютерного парку. Частина техніки виявляється зайвою майже відразу після придбання. Поломка або збій одного з комп’ютерів здатні паралізувати роботу всієї фірми – це теж сумна реальність. Моя практика показує, що у проблеми майже завжди два кореня:

  • відсутність бачення інформаційної структури фірми, будь-якої схеми і планування;
  • незнання інформаційних технологій і їх можливостей.

Ми начіналіь з того, що в малому бізнесі всі співробітники – універсали, а господар, як правило, – універсал найбільш широкого профілю. Разом з тим «не можна обійняти неосяжне». Якщо з першим питанням цілком справляються життєва логіка і здоровий глузд, то з другим все не так просто. Нотатки або новини, присвячені ІТ (інформаційних технологій), тим більше реклама, найчастіше заводять необізнаного далеко і зовсім не туди. На знайомство ж з більш серйозними ресурсами, на зразок ixbt.com або thg.ru, у ділової людини зазвичай немає ні часу, ні бажання.

Якщо ваше підприємство більше, ніж одна бабуся, хоча б найпростіший план необхідний. З цією справою ви легко впораєтеся самостійно. Спробуйте накидати для себе схему руху інформації. Схему руху грошей, товарів, замовлень ви вільно можете намалювати? Тоді намалюєте і цю схему!

Підказка перша: Інформація багато в чому рухається тими ж самими шляхами, що гроші, матеріали, товари! Приблизно так само, як телефонні, кабелі зазвичай прокладають вздовж існуючих доріг. Отримали товар – внесли його до уваги, відправили зі складу в магазин – відбили в обліку, продали – знову записали. Оформив менеджер замовлення на роботи, виписав рахунок – інформація повинна піти бухгалтеру, щоб той відстежив надходження платежу, і т. П. Однак не потрібно буквально малювати комп’ютерну або телефонну мережу. На цьому етапі таке завдання не ставиться в принципі! Поступово схема доповнюється чисто інформаційними зв’язками: хто що повинен знати, хто кому що повинен повідомляти (рис. 1).

Мал. 1. Приклад інформаційної схеми маленької оптово-роздрібної торгівлі

Підказка друга: Постарайтеся, щоб схема була прив’язана просторово. Якщо вся робота відбувається в одній будівлі, це не дуже істотно. Якщо ж у вас кілька рознесених майданчиків (наприклад, кілька магазинів, або офіс, склад і цех в різних місцях) на схемі відобразити це слід обов’язково. Заодно прикиньте можливий розвиток, хоча б на рік-другий вперед. Можливо, поки ви дієте на одній території, але з часом збираєтеся відкрити філію або віддалений салон прийому замовлень? Чи знадобиться там повноцінний облік? Як ви взагалі це собі уявляєте?

Підказка третя: Комунікацію теж слід ретельно оцінити. Описи можуть бути такими:

  • «Нам повинні часто дзвонити клієнти з міста, поговорити з ними може будь-який співробітник, який зараз вільний»;
  • «Те ж саме, але говорити зазвичай хочуть з певною людиною»;
  • «Мені і одному з менеджерів потрібно регулярно і довго спілкуватися з декількома іногородніми постачальниками (погоджувати номенклатуру і строки)»;
  • «Приймальник повинен тримати зв’язок з майстром виробництва. Бажано не тільки чути, але й бачити одне одного ».

Забігаючи вперед, скажу, що в цих випадках напрошуються різні технічні рішення. Чи не єдиним телефоном живе людина: крім трубки з кнопками існують і більш цікаві варіанти!

Таким чином, ми починаємо з якогось досить абстрактного «інформаційного скелета», а потім поступово конкретизуємо і деталізуємо його. При цьому відразу здаватися технічною реалізацією не треба ні в якому разі! Поки досить зобразити, як ви бачите структуру в ідеалі. Отримана схема – не що інше, як технічне завдання в найбільш загальному вигляді.

Наступний етап: потрібно наділити інформаційний «скелет» в «м’язи», якими виступають певні програми і технічні засоби. На цьому етапі, можливо, буде потрібна допомога фахівців, які вільно орієнтуються в інформаційних технологіях.

“Системний інтегратор” – досить модне слово. Сенс системної інтеграції в тому, щоб, вивчивши на вході пристрій і потреби підприємства, придумати і втілити в життя закінчену інформаційну систему. Ключове слово тут – «закінчена». Системний інтегратор повинен повністю вникнути в потреби замовника і запропонувати таке рішення, яке включає в себе і засоби обліку, і документообіг, і зв’язок. Добре продумана система стійка, вимагає мінімуму витрат і зусиль на обслуговування. Крім того, вона повинна легко масштабуватися: додавання нових робочих місць або процесів буде відбуватися без істотної перебудови вже існуючої структури.

Провідні комп’ютерні фірми серед інших послуг зазвичай пропонують і системну інтеграцію. Замовниками виступають найчастіше великі компанії: з розгорнутими техзавданнями, проектами, оформленими за всіма правилами, і т. Д. Для малого підприємництва такий варіант не дуже підходить – як то кажуть, «обсяги не ті».

У нашому випадку хорошим порадником може виступити просто знає і розумний комп’ютерник. Наприклад, знайомий системний адміністратор, інженер з фірми, що займається будівництвом і обслуговуванням мереж, та й такий же приватник, давно зайнятий в комп’ютерному сервісі. Словом, це той, хто давно і успішно працює з різними інформаційними системами, вміє бачити завдання і знаходити оптимальні рішення. Справа зовсім не в дипломах і сертифікатах, а в здатності мислити чітко, предметно і непересічно.

Головне, щоб ваш консультант мав багатою технічної ерудицією, ясно представляв принципи комп’ютерних технологій, а здоровий глузд переважав у нього над спокусою «створити що-небудь отаке». В цьому відношенні «торгують» товариші зазвичай програють «обслуговуючим». На перших занадто сильно впливають реклама виробників і деякі маркетингові фантазії, в той час як другі звикли дивитися на проблеми глибше, реально і «зсередини».

Втім, саме технологіям і їх реалізації присвячена наш дбав про інформаційне забезпечення. Так що при повному його прочитанні ви і самі зможете вирішити, як краще облаштувати свою справу. По крайней мере, зможете чітко позначити свої побажання і проконтролювати їх виконання. Пам’ятайте, що радити можна різне, а працювати з тим, що вийде, доведеться все-таки вам.

Відразу уточнимо: що розуміється під «інформаційними технологіями»? Зрозуміло, що персональний комп’ютер – деяка технологія, локальна мережа – теж, та й Інтернет, стаціонарну або стільниковий зв’язок в загальному сенсі можна назвати технологіями. Це глобальні категорії. З них, звичайно, все і зростає, але це занадто розпливчасті фрази!

У плані слід оперувати більш вузькими і конкретними формулюваннями. Наприклад, «документи зберігаються в мережевих папках на одному з комп’ютерів», «програма виконується на сервері, і з робочого місця до неї звертаються через віддалений робочий стіл (RDP)», «мережевий принтер і один з комп’ютерів в якості принт-сервера», «апаратний принт-сервер», «підключення по виділеній лінії зі статичним IP-адресою» і т. д. Як кажуть, правильно поставлене запитання вже містить половину відповіді. З гранично чітких формулювань відразу ж випливає, які програми і «залізо» здатні вирішити це завдання.

Ви можете поставити резонне питання: «А чи варто город городити, коли у мене всього п’ять співробітників, один офіс, і все, в общем-то, ясно без всяких схем?» Можливо, і не варто! Однак повної аналогії з стоногою тут немає. Навіть в самих маленьких фірмах при наявності планування і без такого різниця у витратах на інформаційне забезпечення часом буває дворазовою, а то і більше – перед очима у мене чимало і вдалих, і явно провальних прикладів. Продумана розпланована структура не тільки дешевше в будівництві, головне, що вона економічніше в експлуатації.

Підсумуємо сказане. У найзагальнішому, ідеальному вигляді підхід до інформаційного забезпечення бізнесу виглядає так:

  • схема основних бізнес-процесів і допоміжних процесів;
  • реалізація в термінах технологій і програмного забезпечення;
  • необхідне обладнання, власні лінії та зовнішні підключення.

Комп’ютери та оргтехніка доходів не приносять, вони тільки роблять роботу трохи зручніше і комфортніше. Так що залишимося реалістами і будемо управляти витратами!

Ссылка на основную публикацию