Які клієнти електронної пошти краще для офісу

Існують два способи роботи з електронною поштою – за допомогою веб-інтерфейсу, в браузері, і за допомогою програми – поштового клієнта. Веб-інтерфейс у кожної поштової служби свій, хоча всі подібні сайти досить схожі один на одного. Проблема вибору виникає, якщо ви віддаєте перевагу працювати з поштою через програму-клієнт.
У Windows XP поштовий клієнт є серед стандартних додатків – це програма Outlook Express. У наступні версії Windows поштову програму вирішили не включати. Замість цього пропонується завантажити сайту Microsoft і встановити пакет Windows Live, одним з додатків якого є програма Пошта Windows (Windows Mail). За своїми функціями вона дуже схожа на Outlook Express.

Microsoft Outlook – один з компонентів пакету Microsoft Office. У розділі «Необхідний софт для офісу» ми вже розглянули цю програму в якості планувальника і менеджера контактів. Безсумнівна перевага Microsoft Outlook полягає в тісній інтеграції з іншими додатками Microsoft Office і в тому, що це єдина ділове середовище. Одержаний лист може стати основою завдання, а завдання і замітки легко відправити колегам в повідомленні електронної пошти.

Серед популярних безкоштовних поштових клієнтів назвемо Mozilla Thunderbird, SeaMonkey, Foxmail. Перші дві програми призначені як для Windows, так і для Linux, а Foxmail – виключно для Windows. У них реалізовані всі основні функції сучасного поштового клієнта:

  • робота з декількома обліковими записами (поштовими скриньками);
  • віртуальні папки, які дозволяють довільно групувати листи;
  • сортування листів по датах, темі, відправнику та ін .;
  • автоматичне сортування вхідної пошти: відповідно до заданих правил, в залежності від теми, відправника, вмісту і т. д. листи розносяться по віртуальним папках;
  • шаблони листів: заготовки, що включають в себе заголовки, підписи, елементи оформлення.

Однією з найбільш досконалих у своєму роді вважається поштова програма The Bat !. Ця розробка молдавської компанії RITLabs присутній на ринку з 1997 р Програма доступна в двох редакціях: Home Edition і Professional Edition. Від безкоштовних поштових клієнтів The Bat! відрізняється дуже розвиненими функціями автоматизації. Вони допомагають при колективній роботі з поштою і великому обсязі кореспонденції. Сортувальник листів дозволяє створювати гнучкі правила відбору з великою кількістю умов і розносити вхідну пошту по реальним і віртуальним папках. Віртуальні папки – групи посилань на листи, що знаходяться в реальних папках. Кожне повідомлення може бути відсортовано і представлено в кількох віртуальних папках одночасно.

Наприклад, всі листи від конкретного адресата програма буде поміщати в певну папку в групі Вхідні – Відомі адресати. Для цього потрібно створити відповідне правило сортування: «якщо відправник такий-то, перемістити лист в таку-то папку». Крім цього ви можете створити віртуальні папки, наприклад Прайс-листи і Комерційні пропозиції, і правила сортування, поміщають в них посилання на будь-які листи з вказаною темою.

Шаблони листів потрібні, щоб в новому повідомленні, відповіді або пересилається тексті автоматично підставлялися імена, дати, будь-які заздалегідь заготовлені фрази. При бажанні для будь-якої папки настроюються свої шаблони. У них використовуються макроси The Bat !. Наприклад, замість виразу% FromFName в листі буде підставлена ​​ім’я відправника. Детальний опис мови макросів з прикладами наведено в довідці програми.

Як організувати колективну роботу з поштою?

У великих компаніях організовують власний поштовий сервер і реєструють його в тому ж домені, що і корпоративний сайт. При цьому заводять «загальний» адреса зразок info@company.ru, який вказують на візитних картках, в рекламі і т. д. Кожному із працівників привласнюють свою адресу електронної пошти, найчастіше на прізвище або назвою посади. На комп’ютерах встановлюються поштові клієнти, і кожен налаштований на роботу зі своїм поштовим ящиком.

Хтось із працівників призначається відповідальним за переписку і отримує пошту, адресовану на «загальний» ящик. За необхідності він пересилає листи конкретним виконавцям. Далі вони вже продовжують листування зі своїх скриньок. Якщо фірма користується безкоштовним загальнодоступним поштовим сервером, доречна інша схема. Заведіть загальний поштову скриньку з адресою на зразок companyname@mail.ru. Поштові клієнти на комп’ютерах налаштуйте так, щоб всі вони зверталися по мережі до одній папці з повідомленнями. Для цього створіть папку на одному з комп’ютерів мережі, наприклад файловому сервері, і відкрийте до неї загальний доступ. Як варіант – підключіть цю папку до комп’ютерів як мережевий диск.

У такому випадку всі користувачі стануть працювати із загальною базою повідомлень електронної пошти. Якщо будь-який з них отримує пошту, переміщує отримані листи з папки в папку, зміни побачать усі. Довільний шлях до папки з листами дозволяють задавати практично всі поштові клієнти. Дуже зручна в цьому відношенні програма The Bat! – вона з самого початку була націлена на роботу декількох користувачів на одному комп’ютері або в локальній мережі.

Як при такій організації адресувати листи конкретним людям?

У поштових протоколах для цього передбачена корисна можливість. Адресні поля і зворотної адреси можуть містити ім’я поштової скриньки, укладену в кутові дужки (<>), І що стоїть перед ними довільне ім’я адресата. У цьому імені допускаються символи кирилиці, пробіли. Наприклад, якщо ви вкажете в якості одержувача листа Володимир Сидоров , то лист буде доставлено в ящик mycompany@bk.ru, а одержувач побачить написаний вами адресу повністю. Сортування листів в поштових клієнтах коректно обробляє такий формат адреси і здатна «розкласти» повідомлення для різних користувачів по різних папках.

Ссылка на основную публикацию