Як робити зведену таблицю в Excel

Завдяки програмі Майкрософт Ексель сучасний користувач може робити нескладні зведені таблиці. У вас є можливість не тільки компонувати величезні обсяги даних, які знаходяться в інших таблицях, а й створювати глобальні комплексні Техотчет.

Зведені таблиці в Ексель

Основна перевага сумарних таблиць в тому, що при зміні будь-якої інформації на пов’язаних сторінках, відомості в загальній таблиці автоматично оновляться. Це допомагає значно спростити і прискорити роботу з великими обсягами інформації. Далі в статті буде описуватися процес створення зведених таблиць за допомогою Майкрософт Ексель.

Стандартний спосіб створення зведеної таблиці

У цій статті буде розглядатися процедура створення таблиці в версії Ексель 2010-го року. Для інших різновидів програми процес буде абсолютно аналогічний.

Читайте також: Як додати новий рядок в таблиці в програмі Excel Об’єднати таблиці таблицями в ворде Як зробити діаграму в програмі Microsoft Excel Як підписати осі діаграми в Excel

Для прикладу розглядається таблиця зі сформованим обсягом заробітної плати співробітникам підприємства. З інформації відомі ПІБ, категорія, дата нарахування коштів, підлогу працівників і загальна сума до виплати. Необхідно буде розподілити всю інформацію в одну загальну таблицю. Зверніть увагу, розрахунки будуть вестися тільки за 3 квартал року.

Для початку необхідно зробити зі звичайної таблиці динамічну. Таким чином, якщо будь-яка інформація буде додаватися, вона автоматично відобразиться в таблиці для розрахунку даних. Щоб виконати таку процедуру, виконайте наступні кроки:

  1. Наведіть курсор миші на будь-який елемент, яка є в таблиці.
  2. Перейдіть в розділ «Стилі» і розгорніть рядок «Форматувати як таблицю». Виберіть будь-який стиль і встановіть його.
  3. В відобразиться вікні впишіть місце розташування таблиці, після чого клікніть на пункт «Ок». Ви можете вибирати абсолютно будь-які зручні координати.
  4. Після виконання цих дій таблиця стане динамічною і придбає функцію автоматичного розтягування.
  5. На цьому ж етапі проекту присвоюється назва, яке при необхідності можна змінити в розділі «Конструктор».
  6. Тепер можна приступати безпосередньо до створення самої сумарної таблиці. Перейдіть в розділ «Вставка» і натисніть пункт «Зведена таблиця».
  7. У розгорнутому меню виберіть один з двох запропонованих варіантів. В даному випадку потрібно вказати пункт «Зведена таблиця».
  8. Далі перед вами з’явиться маленьке віконце, в якому вам запропонують вибрати ім’я і діапазон таблиці. Якщо вас влаштовує вже вказане значення, нічого міняти не потрібно.
  9. Внизу вкажіть, куди слід помістити таблицю, на новий або існуючий лист. Далі просто натисніть на кнопку «Ок».
  10. На аркуші відкриється форма створення загальної таблиці. Праворуч від робочого поля програми знаходиться список полів, а під ним розташовані такі області: фільтр, значення найменування рядків і стовпців.
  11. Виберіть необхідні комірки і перетягніть їх у відповідні області. Тут немає чіткого алгоритму, все залежить від розташування інформації в джерелі.
  12. Саме для цього прикладу: стать і дата повинні знаходитися в області «Фільтр», категорія – «Стовпці», ім’я – «Рядки», сума ЗП – «Значення».

параметри таблиці

На початку статті згадувалося, що обчислення повинні бути зроблені виключно за третій квартал, а в підсумковій таблиці відображається весь рік. Щоб це виправити, виконайте такі дії:

  1. Натисніть на кнопку, яка знаходиться біля пункту «Дата».
  2. В відобразиться вікні поставте прапорець біля значення «Виділити кілька …».
  3. Приберіть прапорці, які розташовані навпроти всіх дат, що не відносяться до третього кварталу, і клікніть на клавішу «Ок».
  4. За таким же принципом можна вибрати певний підлогу для звіту.
  5. При необхідності ви можете змінити поля місцями. Для цього в розділі «Параметри» необхідно перейти в блок «Список полів», і просто переставити їх між собою.
  6. Після виконання цих дій у вас з’явиться розподіл по місяцях і можливість сортувати інформацію по категорії співробітників.
  7. При необхідності можна виставити дату вище імені, в такому випадку числа виплат будуть поділятися на ПІБ персоналу.
  8. Якщо вам необхідно перетворити числа в гістограму, виділіть осередок, в якій знаходиться сума, і відкрийте розділ «Головна».
  9. Після цього необхідно клікнути на напис «Умовне форматування» і, розгорнувши рядок «Гістограми», вибрати вподобану заливку.

  10. Вийшло, що правило форматування відобразилося тільки для одного осередку. Якщо ви хочете застосувати його до всіх полів, розгорніть з’явився значок поруч з числом і в контекстному меню встановіть прапорець біля рядка «До всіх осередків …».

Вбудований інструмент системи

Є ще один метод, за допомогою якого можна розробити подібну таблицю. Це застосування опції – «Майстер зведених таблиць». Вам потрібно заздалегідь перенести команду на «Панель швидкого доступу» і виконати такі дії:

  1. Перейдіть у вкладку «Файл» і в списку виберіть рядок «Параметри».
  2. Перед вами з’явиться нова вкладка, в якій зліва необхідно відзначити пункт «Панель швидкого доступу».
  3. З лівого стовпця в переліку виберіть «Майстер зведених таблиць і діаграм», і натисніть на пункт «Додати». Для закінчення перенесення клікніть на клавішу «Ок».

Коли ви зробите ці кроки, на верхній панелі відобразиться нова іконка в кінці списку. Натисніть на неї ЛФМ, щоб приступити до роботи за допомогою стандартної опції, і виконайте наступні дії:

  1. У «Кроці 1» визначте, де знаходяться дані, які будуть застосовуватися під час формування таблиці, і визначте вид звіту, після чого клікніть на пункт «Далі».
  2. На другому етапі можна вказати діапазон вихідних даних, але в описаному в статті прикладі ці дії робити немає необхідності, тому просто натисніть «Далі».
  3. В останньому кроці необхідно вибрати місце розташування створюваної таблиці, потім підтвердіть свої дії кнопкою «Готово».
  4. Після виконання цих кроків відкриється точно такий же документ, який був описаний в попередньому способі.
  5. Для заповнення сумарною таблиці виконайте такі ж дії, які описувалися в стандартному способі створення таблиці.

висновок

Як бачите, зробити сумарну таблицю досить просто як за допомогою певної клавіші на стрічці, так і застосовуючи опцію «Майстер зведених таблиць». Часто достатньо тих можливостей, які доступні при стандартному методі розробки таблиць, але якщо вам потрібен більш широкий функціонал, краще віддати перевагу спеціальним інструменту. Завдяки сумарним таблицями ви зможете групувати дані в звіти по будь-яким зазначеним вами в параметрах критеріям.

Ссылка на основную публикацию