Як організувати друк документів в офісі

принтер – неодмінний атрибут будь-якого офісу. Майже всім буває потрібен і копіювальний апарат. У наш час копіри- «ксерокси» як самостійний клас устаткування вже не виробляють. На зміну їм прийшли багатофункціональні пристрої (БФП), що з’єднують в собі сканер і принтер.
Принтер або МФУ – апарат довговічний. Моральне старіння йому особливо не загрожує, і працює він до повного фізичного зносу. Як правило, він здатний «пережити» не одне покоління комп’ютерів. Якими параметрами варто керуватися при виборі та купівлі принтера?

  • технологія друку. Як ми побачимо в наступній статті, завданням сучасного офісу найкраще відповідають лазерні принтери – монохромні (чорно-білі) і кольорові. Однак в деяких випадках можна звернути увагу і на струменевий друк!
  • Ресурс і рекомендоване навантаження – кількість сторінок в місяць. Між цими характеристиками велика різниця, але в рекламних матеріалах їх часто «валять в одну купу». І неспроста!
    • Як легко здогадатися, ресурс – число копій, які принтер здатний надрукувати до вельми вірогідною поломки. Виробники розраховують цю характеристику, виходячи з надійності апарату і гарантійного терміну. Сенс простий: повернення принтерів по гарантії не повинен виходити за межу пристойності (2-5%). Наприклад, в ході випробувань 5 принтерів з 100 зламалися, надрукувавши по 100 000 копій, а далі що залишилися стали «летіти» один за іншим. При гарантійному терміні в 1 рік нам скажуть, що ресурс становить 8000 сторінок в місяць.
    • Рекомендоване навантаження розраховується за тим же принципом, тільки ресурс ділиться на весь розумний термін служби. Наприклад, компанія планує продовжувати технічну підтримку (випускати картриджі і запчастини
      до даної моделі) протягом найближчих 7 років. Отже, для того ж принтера порекомендують навантаження 500-1000 сторінок в місяць.
  • швидкість друку – кількість сторінок, які принтер здатний видати за хвилину, або час друку однієї сторінки в секундах. Для лазерних принтерів, як правило, уточнюються час виходу першої сторінки і час друку наступних.

Який місячний або річний обсяг друку в вашому офісі? Не потрібно перераховувати документи! Набагато простіше підняти бухгалтерію і подивитися, скільки паперу було закуплено за весь рік. Майже вся вона пройшла через принтер. У пачці 500 листів, в коробці 5 пачок. Ось вам і вся арифметика!

Оскільки певний час йде на прогрів вузла закріплення, перша сторінка завжди друкується довше за інших. Наприклад, в типовому «лазернік для малого офісу» появи першої сторінки потрібно чекати 10-15 секунд, а друк кожної наступної займає всього 2-3 секунди.

За швидку друк першої сторінки ведеться серйозна боротьба. В одних моделях постійно йде «черговий» підігрів грубки, в інших перед початком друку вона форсовано нагрівається. Платою за швидку готовність стають ускладнення конструкції і напружений тепловий режим. Тому вирішите заздалегідь: так чи вам потрібен від принтера «швидкий старт»? Якщо він дозволить швидше обслужити клієнта і зменшити затримки – це одне, якщо ж паперу належить друкувати цілими пачками – це зовсім інше.

якість друку – вельми суб’єктивне і туманне поняття. Технічні характеристики тут нічого корисного не повідомлять: все лазерні принтери друкують не менше 600 точок на дюйм по горизонталі і вертикалі (дозвіл 600 600 dpi). Для офісу це межа бажань – найдрібніший з використовуваних на практиці шрифтів прекрасно читається навіть при вдвічі меншому дозволі.

Питання в іншому. Чому в одному документі навіть найдрібніші букви ідеально чіткі й рівні, а в іншому контури шрифту якісь «волохаті» і розпливчасті? Чому в одному випадку чорний колір дійсно чорний, а в іншому – темно-сірий, та ще й нерівномірний, а на папері помітні брудний фон і цяточки? У більшості випадків це провина не самого принтера, а витратних матеріалів: тонера, фотобарабана, паперу. При використанні «фірмових», «оригінальних» витратних матеріалів будь-лазерний принтер видає майже ідеальну картинку. Та й з «сумісними» видатковими матеріалами результат не набагато гірше. До відвертого неподобства справа доходить лише в тому випадку, якщо апарат роками не обслуговується, а картридж заправляють абияк і чим попало!

Найсуворіші вимоги до принтерів пред’являються в дуже специфічних областях діяльності, наприклад в поліграфії. Якщо серед характеристик принтера ви бачите слова на кшталт «лінеатура» і «щільності чорного», це техніка зовсім не для звичайного офісу. Друкувати на такій апаратурі накладні та договори – все одно, що забивати цвяхи мікроскопом!

Нарешті, у деяких моделей існують особливі додаткові функції. Наприклад, мережевий або навіть бездротової інтерфейс (про них трохи пізніше), дуплекс (принтер сам перевертає папір, щоб друкувати на обох сторонах аркуша) і т. Д.

Всі ці характеристики потрібно брати до уваги. Однак найважливішим із критеріїв вибору залишається ціна одного відбитка або тісно пов’язана з нею «загальна вартість володіння». До неї ми незабаром повернемося!

Ссылка на основную публикацию