Групи і проміжні підсумки в Excel

Листи Excel, що містять великий обсяг інформації, іноді можуть виглядати перевантаженими і навіть мають важко. Excel дозволяє групувати дані, щоб з легкістю приховувати і показувати різні розділи листа. До того ж Ви можете узагальнити різні групи за допомогою команди Проміжний підсумок і надати структуру робочому листу Excel. У цьому уроці ми розглянемо обидва цих інструменту максимально докладно і на наочних прикладах.

Угруповання рядків і стовпців в Excel

  1. Виділіть рядки або стовпці, які необхідно згрупувати. У наступному прикладі ми виділимо стовпці A, B і C.
  2. Відкрийте вкладку дані на Стрічці, потім натисніть команду групувати.
  3. Виділені рядки або стовпці будуть згруповані. У нашому прикладі це стовпці A, B і C.

Щоб розгрупувати дані в Excel, виділіть згруповані рядки або стовпці, а потім клацніть команду розгрупувати.

Як приховати і показати групи

  1. Щоб приховати групу в Excel, натисніть іконку приховати деталі (Мінус).
  2. Група буде прихована. Щоб показати приховану групу, натисніть іконку Детальніше про твіт (Плюс).

Підведення підсумків в Excel

команда Проміжний підсумок дозволяє автоматично створювати групи і використовувати базові функції, такі як СУМ, РАХУНОК і СРЗНАЧ, щоб спростити підведення підсумків. Наприклад, команда Проміжний підсумок здатна обчислити вартість канцтоварів по групах у великому замовленні. Команда створить ієрархію груп, також звану структурою, щоб упорядкувати інформацію на аркуші.

Ваші дані повинні бути правильно відсортовані перед використанням команди Проміжний підсумок, Ви можете вивчити серію уроків Сортування даних в Excel, для отримання додаткової інформації.

Створення проміжного підсумку

У наступному прикладі ми скористаємося командою Проміжний підсумок, щоб визначити скільки замовлено футболок кожного розміру (S, M, L і XL). В результаті робочий лист Excel знайде структуру у вигляді груп по кожному розміру футболок, а потім буде підраховано загальну кількість футболок в кожній групі.

  1. Перш за все відсортуйте дані, для яких потрібно підвести підсумок. У цьому прикладі ми підводимо проміжний підсумок для кожного розміру футболок, тому інформація на аркуші Excel повинна бути відсортована по стовпцю Розмір від меншого до більшого.
  2. Відкрийте вкладку дані, потім натисніть команду Проміжний підсумок.
  3. Відкриється діалогове вікно Проміжні висновки. Із списку в поле При кожній зміні в, виберіть стовпець, який необхідно підсумувати. У нашому випадку це стовпець Розмір.
  4. Натисніть на кнопку зі стрілкою в полі операція, щоб вибрати тип використовуваної функції. ми виберемо кількість, щоб підрахувати кількість футболок, замовлених для кожного розміру.
  5. В полі Додати підсумки по виберіть стовпець, в який необхідно вивести підсумок. У нашому прикладі це стовпець Розмір.
  6. Якщо всі параметри задані правильно, натисніть ОК.
  7. Інформація на аркуші буде згрупована, а під кожною групою з’являться проміжні підсумки. У нашому випадку дані згруповані за розміром футболок, а кількість замовлених футболок для кожного розміру вказано під відповідною групою.

Перегляд груп за рівнями

При підведенні проміжних підсумків в Excel робочий лист розбивається на різні рівні. Ви можете перемикатися між цими рівнями, щоб мати можливість регулювати кількість інформації, що відображається, використовуючи іконки структури 1, 2, 3 в лівій частині листа. У наступному прикладі ми перемкнемося між усіма трьома рівнями структури.

Хоч в цьому прикладі представлено всього три рівня, Excel дозволяє створювати до 8 рівнів вкладеності.

  1. Клацніть нижній рівень, щоб відобразити мінімальну кількість інформації. Ми виберемо рівень 1, який містить тільки загальна кількість замовлених футболок.
  2. Клацніть наступний рівень, щоб відобразити більш детальну інформацію. У нашому прикладі ми виберемо рівень 2, який містить всі рядки з підсумками, але приховує інші дані на аркуші.
  3. Клацніть найвищий рівень, щоб розгорнути всі дані на аркуші. У нашому випадку це рівень 3.

Ви також можете скористатися іконками Показати або приховати деталі, щоб приховати або відобразити групи.

Видалення проміжних підсумків в Excel

Згодом необхідність в проміжні підсумки пропадає, особливо, коли потрібно інакше перегрупувати дані на аркуші Excel. Якщо Ви більше не хочете бачити проміжні підсумки, їх можна видалити.

  1. Відкрийте вкладку дані, потім натисніть команду Проміжний підсумок.
  2. Відкриється діалогове вікно Проміжні висновки. натисніть Прибрати все.
  3. Всі дані будуть розгрупувати, а підсумки видалені.

Щоб видалити тільки групи, залишивши проміжні підсумки, скористайтеся пунктом видалити структуру з меню, що випадає команди розгрупувати.

Ссылка на основную публикацию