Google Spreadsheets мають відміну від звичних електронних таблиць, таких як Excel

Солідний набір вбудованих опцій абсолютно не заважає Таблицям залишатися простими і зрозумілими, даючи користувачам можливість почати роботу з даними без будь-яких знань про особливості системи. Вибираючи команду «Новий – Таблиця» в основному екрані Документів Google, ми створюємо нову таблицю, приступити до роботи з якої можна прямо зараз.
Перед нами – нескінченна «простирадло» осередків, що розкинулися по вертикалі і горизонталі. Строго кажучи, число осередків обмежена – їх не може бути більше 200 ТОВ. Але ж ми поки не збираємося створювати базу даних про все на світі, правда? А це означає, що обмеження на осередки і стовпці – тих не може бути більше 256 – для нас поки несуттєві: доступного кількості вистачить з лишком для роботи над будь-яким розумним набором даних. Як і в кожної електронної таблиці, осередки підпорядковуються стандартним правилам адресації: у кожної з них є ім’я, складене з букви стовпця і номера колонки. Але чому перший ряд колонок відділений від інших смугою сталевого кольору? Це перше, що кидається в очі відміну від звичних електронних таблиць, таких як Excel або Open Office Calc. Автори Таблиць резонно припускають, що перший рядок буде використана для створення заголовків, а тому вона:

  • не повинна ховатися за «промативаніі» великих масивів даних на кілька екранів;
  • не бере участі в підсумовуванні і сортування.

До речі, саме функція сортування стане доступна, якщо клацнути мишкою безпосередньо по розділовій смузі. Що ж, мабуть, тут без прикладів не обійтися. Давайте створимо просту таблицю, що складається всього з двох колонок. У першій у нас будуть імена людей, у другій – їх вік. Призначення такої таблиці придумайте самі: це може бути журнал спортивних досягнень, регістр паспортного столу або список запрошених па весілля.

Наведіть курсор на розділову смугу. Клацнувши по стрілці праворуч від напису «Сортувати», виберемо напрямок сортування – за зростанням (А – Я) чи спадний (Я – А). Тут вгадується натяк на упорядкування за алфавітом, але цей спосіб однаково добре працює як з текстовими, так з цифровими значеннями. Одночасно з сортуванням вибраного стовпця змінюють своє положення і інші колонки на аркуші – вважається, що всі вони входять в одну і ту ж таблицю. Так, в нашому прикладі після сортування персон за віком в колонці В їх імена в колонці А теж змінять свій порядок.

Якщо ж ми хочемо, щоб в сортуванні не брали участь, скажімо, перші три рядки (а не одна, як запропоновано за замовчуванням: часто для заголовка таблиці рядка недостатньо), то все, що нам потрібно, – перетягнути невеликий сірий бігунок, розташований в зоні нумерації рядків, на кілька позицій вниз. Для закріплення є до 10 рядків включно.

Шкода, але на даний момент Таблиці не підтримують сортування за кількома стовпцями – в нашому прикладі нам не вдасться впорядкувати людей за віком, а потім вже в групах ровесників провести сортування по імені. Однак цілком можливо, що така функція з’явиться в пакеті дуже скоро, адже її необхідність очевидна. За аналогією з закріпленням рядків працює і закріплення стовпців – бігунок трохи меншого розміру розташований над заголовком рядка 1, і з його допомогою можна фіксувати положення колонок від А до Е. Дати команду на закріплення рядків і стовпців можна і за допомогою меню «Інструменти»: випадають меню «Закріпити рядки» і «Закріпити стовпці» дозволять вибрати необхідну кількість «заморожуються» елементів. До речі, в меню «Інструменти» знаходяться і описані вище команди сортування.

Додавати стовпці і рядки в таблицях можна двома способами. Спосіб перший: клацнемо правою кнопкою миші на заголовку потрібного стовпця або рядка і виберемо пункт контекстного меню «вставити 1 зліва», «вставити 1 справа» в разі стовпців або «вставити 1 вище», «вставити 1 нижче» в разі рядків. Спосіб другий: вибір аналогічних команд з меню «Вставити». На противагу додаванню будь-яку обрану рядок можна видалити (команда «Видалити рядок» в контекстному меню або «Змінити – Видалити рядок» в основному меню) або ж просто очистити її вміст (контекстне меню: «Очистити рядок», команда основного меню: «« Змінити – Очистити виділену область ». Останній спосіб дозволяє прати дані в будь-якому діапазоні таблиці, виділеному мишею). Чи потрібно говорити про те, що дії, що стосуються видалення і стирання вмісту стовпців, повністю аналогічні?

Бувають ситуації, коли ті чи інші рядки або стовпці зовсім не хочеться бачити – наприклад, тому, що в них містяться ті чи інші допоміжні обчислення або непотрібні в поточний момент дані, які заважають побачити ясну і чітку картину. Видалення і очищення в даній ситуації, природно, не вихід – настільки рішучі дії просто знищать введені дані! Звичайно, можна «стиснути» відповідні колонки або рядка до практично нульовий величини (при належній вправності відтворити цей трюк не важко), але працювати з такою таблицею, а вже тим більше повертати «стислі» елементи назад дуже незручно. Замість цього варто скористатися вбудованою в Таблиці функцією «Приховати»: клацніть правою кнопкою миші на заголовку рядка або стовпця і виберіть пункт «Приховати рядок / стовпець» – від елемента з даними залишиться лише невелика квадратна іконка.

Іконки потрібні для того, щоб нагадувати про саме існування прихованих даних: зі свого досвіду знаю, що наявність подібного роду «невидимок» бентежить при розборі якої-небудь складної формули, а такі нагадування дозволяють не забути про заховані даних. Повернути приховане на своє законне місце просто – один клацання лівою кнопкою миші по іконці негайно відновить захований елемент.

Коли дані перестають поміщатися навіть на самих широких моніторах, саме час згадати про те, що у таблиць є листи! Зверніть увагу на нижню частину екрану. Зараз там знаходиться лише одна закладка з ім’ям «Лист 1», але ніхто не заважає нам додати до неї ще кілька. Для цього клацаємо по очевидною кнопці «Додати лист» зліва від закладок, і нова білосніжно-порожня таблиця тут же виникає на екрані. Думаю, що основні функції, доступні при натисканні правою кнопкою миші на невеликому трикутнику поряд з назвою листа, кажуть самі за себе: лист можна видалити, створити його повну копію, перейменувати, захистити від змін, а також пересунути вправо або вліво щодо сусідів.

Важливий момент: як тільки ми почнемо вносити значення в нову таблицю, в правому нижньому кутку екрану з’явиться пропозиція включити механізм автосохранения. Для цього потрібно просто клацнути по запропонованому посиланню «Запустити автосохранение» і ввести назву нового файлу. До речі, ви помітили, що звична іконка дискети в інтерфейсі Таблиць відсутня? Все правильно: підхід до збереження всіх дій тут відрізняється від загальноприйнятого. Автоматично записується будь-яка операція, яку ви а тому потреба в примусовому збереженні просто відпадає! У тому, що заповітний режим включений і успішно функціонує, можна переконатися за повідомленням «Автозбереження X: XX» в правому верхньому кутку екрану, де замість знаків X буде стояти час останнього врахованого зміни.

Ссылка на основную публикацию