База даних Microsoft Access. Створення бази даних microsoft Access

Для більшості людей, які працюють в офісах, база даних Microsoft Access просто необхідна. У статті розберемо створення бази даних microsoft Access і установку самої програми на комп’ютер. Навчимося будувати звіти, запити і форми Microsoft Access

Що таке Microsoft Access?

Microsoft Access – багатофункціональний редактор баз даних, який потрібен користувачам для отримання широких можливостей у створенні нових, і форматуванні готових баз.

Він допомагає досить швидко обробляти і систематизувати великий обсяг даних. Зручний і зрозумілий інтерфейс бази даних Microsoft Access, наявність можливості експорту файлів з інших програм і конструктора форм, роблять цей софт унікальним.

Установка Microsoft Access

установка аксесс на комп’ютер починається з того, що інсталяційний файл софта необхідно попередньо завантажити з офіційного сайту майкрософт. Тут на вибір представлені різні версії різних років. Найоптимальніше – вибирати версії, які були випущені найпізніше, тому що підтримка програм розробником триватиме максимально довгий час. До того ж, актуальні ревізії софта містять велику кількість нових можливостей. Наприклад: підтримка великих чисел, використання типу даних bigint і інші.

Після завантаження установника запускаємо і слідуємо інструкціям на екрані. Навіть для початківця користувача ПК установка і первісна настройка програми не викличе особливих труднощів. Запускаємо Microsoft Access, на екрані відобразиться стартове вікно програми.

Створення бази даних Microsoft Access

працювали в описуваному софт користувачі знають, що перед початком роботи в майкрософт аксесс потрібно зробити чистий файл бази, або, відкрити вже існуючий.

після відкриття аксесс знайдіть в основному меню і натисніть кнопку “Файл”, в ньому знайдете пункт “Створити”. Після створення нового документа перед вами відкриється порожня таблиця. Для оптимально простого створення бази, користувачеві на вибір даються готові макети, використання яких дозволяє створити базу, заздалегідь спрямовану на певну задачу. Ця функція допомагає вам моментально почати працювати з таблицею, що не налаштовуючи форму вручну.

Початок роботи з таблицею

Після увімкнення з новою базою даних, її потрібно наповнити інформацією:

    1. Таблиця майкрософт аксесз ідентична за будовою з іншою програмою цієї ж корпорації – Excel, відповідно, можна взяти готові матеріали з іншого табличного редактора;
  1. Ще одним способом заповнення відомостями можна вважати форми. Це щось схоже з таблицями, але в той же час забезпечують більш наочний показ матеріалів;
  2. Потрібні дані можуть відображатися за допомогою звітів. Вони допоможуть вам отримати потрібну інформацію та статистику. Звіти дуже гнучкі в настройки і можуть виводити майже будь-яку необхідну інформацію.
  3. Сортування даних в таблиці Access виконується за допомогою запитів. За їх допомогою, можна постаратися отримати потрібні дані з декількох таблиць.

Наповнення таблиці інформацією

При відкритті новий бази даних, єдиним, що буде на екрані – порожня таблиця. Для заповнення клітинок даними необхідно для початку перейменувати рядки і стовпці, для чого необхідно натиснути правою кнопкою миші і вибрати пункт “перейменувати”.

Також, в разі, якщо більшість відомостей розташоване в іншій програмі, Microsoft Access пропонує функцію імпортування відомостей.

Всі функції, пов’язані з імпортом винесені в графу “Зовнішні дані”. Знаходимо пункт “Імпорт та зв’язку”. Тут перераховані формати, з якими Access “вміє працювати”. Такі, як сторінки з інтернету, листи з поштових програм, таблиці з табличного редактора Excel, інші бази аксесс, текстові документи. Вибравши відповідний формат відомостей, через що відкрилося меню провідника вказуємо шлях до місця розташування інфікованого файлу. В процесі імпортування файлу будуть представлені різні способи конфігурації, розібратися в яких не складає труднощів.

Створення запитів і їх види

Запит – функція Access, яка дозволяє редагувати або вносити інформацію в базу даних. Запити поділяються на 2 типи:

  • Вибірковий запит. В даному випадку додаток самостійно знаходить потрібну інформацію і проводить по ній відповідні розрахунки;
  • Запит дії. Дозволяє додати або видалити інформацію з бази даних.

Створити запити можна, скориставшись вбудованим помічником “Майстер запитів”. Викликати меню по його настройці можна, знайшовши потрібну кнопку в графі основного меню “Створення”.

Способів для використання запитів – тисячі, тому перераховувати їх не має сенсу, головне розуміти, що це – один з найприємніших і зручних для користувача способів використання інформації в редакторі.

Форми Microsoft Access

Вживання користувачем форм відкриває можливість отримати відомості з кожного поля і переміщатися між уже готовими записами. При введенні великого масиву відомостей, використання форм дозволяє сильно полегшити роботу з даними.

Також як і попередньому пункті, в графі “Створення” знайдіть кнопку “Форма”. При цьому, відобразиться стандартна форма таблиць. З’явилися поля можна повністю змінювати. У разі наявності в редагованої таблиці тих чи інших взаємозв’язків, їх можна створити, видалити або виправити прямо тут. Внизу меню налаштувань є стрілки, за допомогою яких можна управляти відображенням стовпців таблиці. Вони дозволяють переміщатися по кожному колонку, або ж моментально відкрити останню або початкову сторінку.

Звіти Microsoft Access

Звіти – багатофункціональний спосіб отримання з усіх можливих джерел таблиці. Конфігурація звітів настільки багатогранна, що отримати відомості можливо майже будь-які, залежить це лише від кількості введеної в базу.

Microsoft Access надає для застосування кілька типів звітів:

  • звіт – аксесс створить автоматично звіт, зібравши всю наявну інформацію;
  • Порожній звіт – чиста форма, для заповнення якої вам потрібно буде вибрати одне з необхідних для заповнення полів;
  • Майстер звітів – зручний інструмент для створення звітів і форматування отриманих матеріалів.

Перевагою порожнього звіту є те, що користувач самостійно може додати, видалити і налаштувати поля, а також заповнити їх так, як буде зручно.

Ссылка на основную публикацию