10 простих прийомів зробити діаграми Excel більш привабливими

1. Очистіть фон діаграми

При поданні даних аудиторії дуже важливо позбутися від усього, що відволікає, і загострити увагу на важливому. Той, хто вже читав мої статті по Excel, знає, що я ненавиджу лінії сітки на діаграмах. Перший час я не звертав на них уваги, поки мені не зустрілися кілька діаграм, від яких рябіло в очах. В цьому і полягає проблема зайвих деталей: вони відволікають глядача від дійсно важливого.

Позбутися від ліній сітки дуже просто. По-перше, запам’ятайте трюк форматування, про який я розповідаю в кожній своїй статті: щоб відкрити вікно форматування чого завгодно в Excel (діаграми або таблиці), просто виділіть цей елемент і натисніть Ctrl + 1 – відразу ж з’явиться діалогове вікно форматування даного елемента.

У нашому випадку потрібно виділити будь-яку лінію сітки (крім верхньої – інакше буде виділена вся область побудови) і викликати діалогове вікно форматування. В налаштуваннях виберіть колір лінії > немає ліній (Line color > No line).

2. Перемістіть легенду

Не знаю, чому Excel за замовчуванням розміщує легенду праворуч від діаграми. Найчастіше це дуже незручно. Я вважаю за краще переносити легенду вгору або вниз. Вгору мені подобається більше. Я розміщую легенду внизу тільки в тому випадку, коли верхня частина діаграми вже навантажена інформацією, або для кругової діаграми.

Щоб перемістити легенду, просто відкрийте параметри форматування (як тільки що навчилися робити!) І в розділі параметри легенди (Legend Options) виберіть потрібну позицію.

Поки легенда виділена, змінюємо розмір шрифту на 12. Для цього не потрібно виділяти текст, досить виділити рамку легенди. Як виглядає краще – вирішуйте самі …

3. Видаліть легенду, якщо на діаграмі один ряд даних

Якщо на діаграмі показаний тільки один ряд даних, то немає сенсу залишати легенду, яку Excel вставляє автоматично. Досить вказати назву ряду в заголовку діаграми.

4. Придумайте змістовний заголовок

Поширена помилка, якої припускаються маркетологи, створюючи діаграми, – вони забувають про заголовок. Тому, хто збирає і обробляє дані, все здається абсолютно зрозумілим. Але для тих, хто сприймає цю інформацію і намагається зрозуміти, що має на увазі автор, – не все так очевидно.

Для діаграми, показаної на малюнку нижче, було б недостатньо написати в заголовку тільки слово Impressions (Покази) замість Impressions for Top Query Terms for Oct 2012 (Кількість показів найпопулярніших запитів за жовтень 2012).

Щоб додати до діаграми назву, виділіть її та натисніть Робота з діаграмами | конструктор > Назва діаграми (Chart Tools | Layout > Chart Title). Я завжди вибираю положення над діаграмою (Above Chart).

5. Сортуйте дані перед створенням діаграми

Вважаю цей момент дуже важливим. Діаграми, побудовані по несортованими даними, набагато важче читати і розуміти.

Якщо дані представляють із себе деяку послідовність, наприклад, щоденні відвідування за місяць або щомісячний прибуток за рік, то для таких даних найкраще підійде хронологічна послідовність. В інших випадках, коли немає явної закономірності, що визначає порядок проходження елементів, дані повинні бути відсортовані і подані в порядку убування, щоб найбільш значні елементи показати в першу чергу.

Погляньте на діаграму, представлену нижче. Вважаю, Ви погодитеся, що потрібно не раз пробігти очима туди-назад, щоб розставити показані канали за розміром прибутку.

У той же час на наступній діаграмі виконана сортування за убуванням. В результаті дані набагато простіше зрозуміти.

Ще один плюс на користь того, що краще форматувати дані як таблицю, перш ніж створювати з них діаграму, – це можливість сортування. У таблицях Excel сортування вбудована в фільтри, якими забезпечені заголовки. Якщо діаграма побудована на базі таблиці, то змінювати її набагато простіше. Наприклад, як тільки виконується сортування даних в таблиці – автоматично оновлюється і діаграма.

6. Не змушуйте людей нахиляти голову

Бачили коли-небудь діаграму на кшталт цієї?

Або ще гірше … ось таку?

Зрозуміти дані на такий діаграмі – непросте завдання, і великий ризик припуститися помилки. Якщо необхідно розмістити довгі підписи на осі, то краще розширити область побудови діаграми, щоб підписи вмістилися горизонтально, а ще краще – використовувати лінійчату діаграму замість гістограми:

Порада: Якщо потрібно, щоб в лінійчатої діаграмі більші значення були вгорі графіка (як на діаграмі, показаної вище), то необхідно впорядкувати стовпець з даними по зростанню замість спаданням.

На мій погляд, це не зовсім логічно, але якщо цього не зробити, то самі незначні дані виявляться у верхній частині графіка. Люди зазвичай читають діаграми зверху вниз, тому правильніше буде розташувати зверху найважливіші дані.

7. Очистіть осі

Така діаграма нагадує аварія потягу, в її осях є все, що я не люблю найбільше.

Перш, ніж зайнятися осями, видалимо лінії сітки і легенду. Далі займемося п’ятьма найбільш поширеними помилками оформлення осей діаграми.

Відсутні роздільники груп розрядів

Для значень, що перевищують 999, обов’язково вставляйте роздільники груп розрядів. Найпростіший спосіб – налаштувати форматування даних в таблиці. Діаграма при цьому оновиться автоматично.

Щоб додати роздільники груп розрядів, виділіть весь стовпець і на вкладці Головна (Home) в розділі число (Number) натисніть кнопку формату з роздільниками (із зображенням трьох нулів). Excel завжди додає два десяткових розряду, від яких потрібно позбутися, натиснувши тут же кнопку зменшення розрядності, друга праворуч від кнопки формату з роздільниками.

Інший спосіб – відкрити діалогове вікно формат ячеек (Format Cells) і налаштувати форматування в ньому.

захаращення осей

У показаної вище діаграмі вертикальна вісь захаращена і перевантажена. Щоб привести її в порядок, виділіть вісь і відкрийте діалогове вікно форматування осі. В розділі параметри осі (Axis Options) змініть параметр Основні ділення (Major unit). Я змінив значення основного поділу з 20000 на 40000 – результат показаний на зображенні нижче.

Якщо потрібна велика деталізація графіка – відрегулюйте настройки відповідним чином.

Непотрібні десяткові дроби

Ніколи не вказуйте в підписах осей десяткові розряди, якщо тільки 1 (Одиниця) не є максимальним значенням (іншими словами, крім тих випадків, коли для побудови графіка використовуються дробові числа). Таку помилку нерідко допускають, коли мають справу з валютами. Часто можна зустріти такі підписи: $ 10 000.00, $ 20 000.00, $ 30 000.00 і так далі. Всі непотрібні символи заважають сприйняттю графіка.

Десяткові дроби замість відсотків

Якщо на вертикальній осі потрібно показати відсотки – форматуйте їх як відсотки, не перетворюйте відсотки в десяткові дроби. Чим менше людина витрачає час на те, щоб зрозуміти дані – тим більш переконливими вони стають. І знову: працюючи з відсотками, відкиньте дробову частину числа. Іншими словами, не залишайте підписи у вигляді 10.00%, 20.00% і так далі. Запишіть просто 10%, 20%.

Безглуздий форматування нуля

Ще одна неприємна деталь – дефіс замість нуля біля початку вертикальної осі. Це зустрічається дуже часто. Дізнатися більше про призначеному для користувача форматуванні чисел можна з безлічі статей по цій темі. Існує маса цікавих можливостей при форматуванні, наприклад, можливість додавати текст до числа, зберігаючи при цьому числове значення запису.

У нашому випадку потрібно просто змінити форматування нуля. Для цього виділіть стовпець з вихідними даними, відкрийте діалогове вікно форматування і на вкладці число (Number) в списку числові формати (Category) виберіть всі формати (Custom). Знайдіть дефіс і замініть його нулем.

В якості фінального штриха я зробив для діаграми заголовок краще, і ось остаточний результат:

8. Пробуйте різні теми

В Excel є досить виразні теми оформлення діаграм, але більшість користувачів чомусь не йдуть далі стандартної теми.

В Excel 2010 для PC запропоновано 53 теми, а в Excel 2011 року для MAC – 57 тем оформлення. Кожна тема містить власний унікальний набір оформлення для 48 типів діаграм. Тобто 2544 варіанту діаграм для PC Excel 2010 і 2736 – для MAC Excel 2011 року.

Тему документа можна змінити, вибравши відповідну в випадаючому меню на вкладці Розмітка сторінки (Page Layout) в розділі теми (Themes). Для MAC: Головна > теми (Home > Themes).

Пробуйте різні теми, то не будьте як усі!

9. Створіть фірмову діаграму

Не обов’язково зупинятися на 2500+ темах, запропонованих в Excel. Якщо хочете, щоб діаграма підтримувала корпоративний стиль, використовуйте для її створення фірмові кольори, а потім збережіть як шаблон.

Припустимо, потрібно розробити план маркетингу для фірми «Toys R Us»(Автор ніяк не пов’язаний з такою фірмою, якщо вона існує, всі збіги випадкові), і для презентації вирішено побудувати кругову діаграму з використанням фірмових кольорів. В Excel 2010 (PC) можна використовувати палітри RGB або HSL, в Excel 2011 року (MAC) доступні палітри RGB, CMYK або HSB.

Так як я недостатньо близько знайомий з цими палітрами, то використовував інструмент Color Picker, щоб визначити кольори логотипу фірми «Toys R Us», І потім за допомогою конвертера перевів кодування квітів в значення палітри RGB.

Коли є потрібні значення кольорів, можна створювати діаграму з будь-якими даними, які потрібно представити графічно.

Далі необхідно вибрати один сектор кругової діаграми, для цього один раз клікніть по діаграмі і ще раз – за потрібною сектору. Потім змініть оформлення цього сектора за допомогою інструменту заливки на вкладці Головна (Home) в розділі шрифт (Font) або в діалоговому вікні настройки форматування.

Припустимо, у нас є коди кольорів RGB. Натисніть стрілку меню, що випадає біля іконки інструменту заливки, виберіть Інші кольори (More colors) і введіть коди RGB у відповідних полях. Таким же чином налаштуйте кольору для кожного елемента діаграми.

В результаті діаграма може вийти, наприклад, ось такий:

PC:

Щоб зберегти діаграму як шаблон на PC, виділіть її, відкрийте вкладку Робота з діаграмами | конструктор (Chart Tools | Design), натисніть Тип > зберегти шаблон (Type > Save as Template).

Щоб з шаблону створити нову діаграму, виділіть дані, на базі яких потрібно побудувати діаграму, і натисніть вставка (Insert) > діаграми (Charts) > інші діаграми (Other Charts) > всі діаграми (All Chart Types) > шаблони (Templates) та виберіть потрібний шаблон.

Mac:

Клацніть правою кнопкою в будь-якому місці діаграми і виберіть Зберегти як шаблон (Save as Template). Шаблон діаграми буде збережений у файлі .crtx в папці з шаблонами діаграм.

Щоб з шаблону створити нову діаграму, виділіть дані, на базі яких потрібно побудувати діаграму, і натисніть діаграми (Charts) > вставити діаграму (Insert Chart) > інші (Other) > шаблони (Templates) та виберіть потрібний шаблон.

10. Зробіть назву діаграми динамічним

Ви знали, що назва діаграми можна зробити оновлюється, прив’язавши його до осередку робочого аркуша? Доведеться трохи помудрувати, але такий крутий прийом змусить боса (або клієнта) дивитися на Вас, як на генія.

Динамічні назви дуже потрібні в тих випадках, коли дані регулярно оновлюються. Це може бути, наприклад, щоденна нумерація, яка вводиться вручну або підтягується з будь-якої бази даних.

Я хочу показати звіт про дохід компанії «PPC», Який оновлюється щодня. У заголовку буде показана загальна сума за місяць на сьогоднішній день. Ось як це можна зробити крок за кроком:

Крок 1:

Перевірте, що для даних налаштований правильний числовий формат, і що вони відформатовані як таблиця, яка по суті є простою базою даних в Excel. Форматувати дані як таблицю потрібно тому, що діаграма, створена з таблиці при додаванні нових рядків, буде оновлюватися автоматично.

Крім того, розмір таблиці автоматично збільшується, приєднуючи нові дані, введені в межують з таблицею рядок знизу або стовпець праворуч.

Крок 2:

У осередок нижче 31 рядки таблиці (щоб помістився цілий місяць) введіть функцію СУМ (SUM), підсумовує всі рядки таблиці – навіть якщо деякі з них в даний момент порожні.

Крок 3:

Якщо обидва стовпці нашої таблиці використовуються для створення рядів даних, то досить виділити будь-яку комірку таблиці і на вкладці вставка (Insert) натиснути діаграми > Гістограма (Charts > Column).

Ми ж виберемо тільки заголовок і комірки стовпчика, що містить дані про прибуток. А зробимо так тому, що не хочемо створювати ще один ряд даних із днів місяця. Для настройки оформлення діаграми в нашому розпорядженні великий вибір стилів в розділі стилі діаграм (Chart Styles) на вкладці Робота з діаграмами | конструктор (Chart Tools | Design).

Крок 4:

Додайте до діаграми назва, що вказує на те, що є поточний підсумок. Я назвав діаграму: PPC прибуток за Жовтень. Детальніше про додавання назви до діаграми дивіться раніше в цій статті.

Крок 5:

За замовчуванням для області побудови діаграм використовується біла заливка, і, як правило, діаграма показується на білому аркуші (і я рекомендую так робити). Ми приберемо заливку зовсім, і це буде мудрим кроком.

Для цього виділіть діаграму і натисніть Ctrl + 1, потім виберіть заливка > ні заливки (Fill > No Fill). На завершення потрібно відключити лінії сітки, втім, це слід зробити в будь-якому випадку. Даний параметр знаходиться на вкладці вид (View) в розділі показ (Show).

Крок 6:

Виділіть клітинку над графіком праворуч від назви діаграми і створіть в цьому осередку посилання на клітинку з сумою. Для цього потрібно просто ввести знак рівності (=) і потім клікнути на комірці з сумою або вписати адресу цього осередку вручну. Excel виділить осередок, на яку створено посилання, блакитний рамкою. Потім потрібно вказати для цього осередку таке ж форматування, як і для назви діаграми.

Крок 7:

Залишилося тільки зрушити діаграму вгору так, щоб вирівняти назву з осередком, в якій розташовується сума. Буде потрібно трохи спритності, щоб все вирівняти ідеально. Далі видалимо легенду, оскільки на діаграмі показаний тільки один ряд даних. Все готово! Назва стало динамічним.

Крок 8:

Тепер, якщо до таблиці додати новий рядок з даними, діаграма динамічно оновиться разом з назвою. Спритно, правда?

Примітка перекладача: Думаю, багато хто погодиться, що є набагато більш простий спосіб зробити назву діаграми динамічним. Проте прийом, наведений у цій статті, так само може бути корисний в деяких ситуаціях.

Звичайно ж, діаграма дає розуміння, якого важко досягти, дивлячись на дані в таблиці. Освойте показані в статті техніки і використовуйте їх в будь-якому поєднанні, щоб за лічені хвилини зробити дані більш привабливими.

Ссылка на основную публикацию